Tanpa sistem manajemen basis data yang mengatur, mengendalikan, dan membuat katalog data, sistem informasi akan menjadi konglomerasi data yang terorganisir. Peran utama dari sistem manajemen basis data adalah untuk mengimplementasikan kontrol dan menyediakan pemeliharaan untuk file data menggunakan keamanan data untuk memastikan integritas data.
Katalogisasi Struktur File
Proses katalogisasi file dalam sistem manajemen basis data (DBMS) sangat penting. Ada berbagai jenis file, yang berkisar dari kode komputer aktual dan program kueri (yang mengekstrak informasi) hingga utilitas sistem dan program pemeliharaan catatan. Semua program ini memiliki struktur file yang unik, yang diidentifikasi oleh skema sistem atau "skema." Tanpa proses struktur file, file akan sulit diakses dan dioperasikan. Struktur file dalam (DBMS) menyediakan struktur yang teratur untuk akses dan manajemen file.
Identifikasi Jenis Basis Data
Sistem DBMS dapat terdiri dari berbagai jenis basis data. Basis data menyimpan struktur catatan informasi. Basis data dalam DBMS dapat berupa indeks, sekuensial, atau basis data relasional. Database indeks didasarkan pada kunci utama dan dapat diindeks pada bidang unik apa pun dalam struktur database. Basis data berurutan diakses dengan mulai dari catatan pertama dalam database dan basis data relasional terdiri dari catatan, yang dapat digabungkan dengan catatan lain yang ada di database lain berdasarkan pengidentifikasi unik. DBMS memungkinkan untuk mempartisi, membuat katalog, dan mengakses jenis-jenis database ini.
Keamanan data
Keamanan data adalah fitur penting untuk sistem informasi apa pun. DBMS menyediakan tabel keamanan, yang merupakan catatan yang ditujukan untuk informasi, identifikasi, dan kata sandi pengguna. Sistem keamanan dibangun dari tabel basis data relasional dan setiap kondisi (kode akses pengguna) harus dipenuhi di setiap tabel agar pengguna dapat mengakses sistem. Sistem DBMS dapat memiliki aplikasi keamanan bawaan, yang menetapkan hak dan hak istimewa pengguna dengan menggunakan tabel otoritas dalam aplikasi utilitas sistem.
Tabel dan Catatan
Dalam DBMS, semua database telah menetapkan catatan. Catatan diklasifikasikan sebagai catatan barang atau detail. Catatan item adalah catatan informasi umum dan catatan detail yang fokus pada pengidentifikasi bidang dalam catatan item dan memberikan informasi "detail" tambahan di lapangan dan menghasilkan catatannya dari catatan item. Tabel adalah struktur tempat item dan catatan detail ada. Contoh dari item dan catatan detail adalah deskripsi furnitur pada database yang terdiri dari bidang data umum untuk pengiriman, pembayaran, dll, dan catatan detail yang sesuai, yang selanjutnya memecah furnitur menjadi berbagai warna.
Integritas Set Data
Jika sistem informasi adalah sistem pemrosesan berbasis transaksi, set data dibuat untuk membuat katalog perubahan dalam data yang diprakarsai oleh pengguna ke sistem dengan semua perubahan yang dilaporkan pada laporan pengecualian transaksi. Data dikumpulkan, didistribusikan, dan diproses menggunakan metode batch atau real-time. Jika ini merupakan rutinitas batch, sebagian besar organisasi akan memperbarui sistem mereka sekali sehari sementara, dengan sistem waktu nyata, pembaruan dapat ditambahkan segera.
