Pengarahan tim adalah pertemuan efisien yang digunakan untuk menyebarkan informasi ke berbagai departemen dan kelompok dalam suatu organisasi. Melakukan sesi pengarahan mengharuskan Anda untuk menjadi seorganisasi mungkin dan memiliki agenda yang ditetapkan, karena informasi yang paling relevan harus dikeluarkan tanpa membuang waktu. Informasi lain yang tidak sesuai dapat disimpan untuk pertemuan lain. Sesi pengarahan juga memungkinkan anggota untuk menawarkan ide dan pembaruan, jika terstruktur dengan benar.
Draf agenda dengan jumlah waktu tertentu setiap topik akan dibahas. Agenda membantu menjaga semua orang dalam tugas, dan memungkinkan mereka mengetahui sebelumnya apa yang diharapkan dalam briefing. Hanya daftarkan informasi penting dan relevan pada agenda Anda. Sisakan waktu di akhir agenda untuk diskusi kelompok.
Hubungi para peserta sebelumnya melalui e-mail, faks, atau telepon sehingga mereka dapat menyiapkan materi mereka untuk dibahas dalam rapat. Anda dapat mengizinkan berbagai anggota untuk berkontribusi pada berbagai bagian dari briefing. Beri mereka waktu yang cukup untuk persiapan, dan juga berikan mereka kerangka waktu sehingga informasi yang mereka berikan singkat dan sesuai dengan bagian yang diberikan dalam agenda Anda.
Mulailah pertemuan Anda dengan berita baik, seperti kemajuan yang dibuat organisasi atau departemen. Diskusikan kebijakan dan prosedur apa pun di masa depan yang akan diterapkan. Pilih individu yang akan menjadi bagian integral dalam rencana masa depan yang Anda sajikan, dan juga buat daftar tujuan yang dapat dicapai yang harus dipenuhi sebelum pengarahan berikutnya.
Alokasikan menit tambahan untuk setiap pertanyaan atau masalah terbuka yang dapat didiskusikan. Anda mungkin tidak mengantisipasi subjek-subjek tersebut saat awalnya menyusun agenda Anda. Waktu tambahan juga memungkinkan anggota untuk memberi tahu Anda tentang segala kekurangan atau masalah yang dapat mencegah mereka mencapai tugas tertentu dengan sesi pengarahan berikutnya.
