Sesi pengarahan staf yang dijadwalkan secara rutin adalah alat komunikasi yang penting. Alih-alih mengandalkan memo atau email, Anda mengambil pendekatan tatap muka. Ini tidak hanya menawarkan peluang untuk memberikan informasi yang relevan, tetapi juga untuk menjawab pertanyaan dan menjelaskan potensi kesalahpahaman. Namun, tidak seperti jenis pertemuan lainnya, sesi pengarahan biasanya berfokus pada operasi bisnis atau proyek dan berlangsung tidak lebih dari 15 menit hingga 30 menit.
Aturan Dasar
Meskipun sesi pengarahan sering bersifat informal, aturan dasar untuk perilaku yang baik dan komunikasi harus tetap berlaku. Kerangka waktu yang singkat membuatnya penting untuk membuat aturan yang memastikan orang lain mendengarkan ketika seseorang berbicara, yang menjaga komunikasi tetap pada intinya dan profesional, dan yang mendorong pertanyaan dan umpan balik yang produktif. Selain itu, karena sesi pengarahan fokus pada penyediaan pembaruan dan informasi relevan lainnya, anggota staf harus memahami bahwa ini bukan tempat untuk memperdebatkan kebijakan atau keputusan perusahaan.
Bekerja dari Agenda yang Ditentukan sebelumnya
Persiapkan agenda sesaat sebelum briefing dimulai. Hal ini diperlukan untuk memastikan briefing mencakup item standar dan berita terbaru. Sebagai contoh, sebuah agenda untuk pengarahan staf pra-shift mungkin termasuk penugasan pekerjaan, penyesuaian penjadwalan dan informasi tentang peristiwa yang terjadi selama shift sebelumnya. Anda dapat mendistribusikan agenda atau meminta anggota staf untuk membuat catatan. Tujuannya adalah untuk membuat Anda tetap di jalur dan memastikan briefing bermanfaat.
Mulailah dengan Bang
Habiskan dua menit pertama setiap briefing untuk memberi semangat dan memotivasi anggota staf. Mulailah dengan pengumuman kabar baik, seperti memberi selamat kepada tim untuk memenuhi tujuan penjualan pada hari sebelumnya, menyambut karyawan baru atau mengumumkan tanggal untuk hari penghargaan karyawan. Menurut Albert Mensah, seorang pelatih dan penulis profesional, apa yang Anda bicarakan tidak sepenting apakah itu menghasilkan efek motivasi.
Cadangan Pertanyaan untuk Akhir
Cadangan sebagian besar waktu untuk mendistribusikan informasi. Beri tahu anggota staf bahwa Anda akan menjawab pertanyaan dan mengklarifikasi informasi pada akhirnya, bukan selama pengarahan. Ini penting untuk memastikan Anda tetap berada dalam kerangka waktu dan menjaga perhatian semua orang terfokus pada informasi yang ada. Jika Anda tidak dapat langsung menjawab pertanyaan, dapatkan jawabannya setelah briefing selesai dan tindak lanjuti sesegera mungkin, terutama untuk pertanyaan yang sensitif waktu.
