Laporan adalah metode paling umum untuk menyebarkan informasi di dunia bisnis. Laporan faktual menganalisis dan menggambarkan situasi dan memasukkan sejumlah besar data yang akurat. Penulis laporan yang sukses tahu bahwa menulis laporan hanyalah akhir dari proses. Mereka merencanakan laporan mereka, mereka mempertimbangkan tujuannya dan siapa yang akan membacanya dan mereka memutuskan apa yang akan dimasukkan ke dalamnya dan bagaimana mengaturnya secara efektif. Laporan faktual yang ditulis secara efektif dan disajikan dengan baik adalah hasil dari proses yang direncanakan dengan cermat.
Identifikasi Pembaca dan Tetapkan Tujuan
Pertimbangkan Pengetahuan Pembaca
Pertimbangkan apa yang sudah diketahui pembaca. Masalah umum dalam laporan faktual adalah melebih-lebihkan dan meremehkan pengetahuan pembaca. Sangat mudah untuk membanjiri orang dengan jargon atau membuat mereka bosan dengan informasi sederhana. Cobalah untuk mengetahui seberapa banyak pembaca Anda sudah tahu dan berkomunikasi pada tingkat pengetahuan yang sesuai.
Pahami Minat Pembaca Anda
Pikirkan tentang sikap pembaca. Pembaca mungkin memiliki minat, suka atau tidak suka. Pahami apa yang benar-benar diinginkan pembaca Anda. Kirimkan laporan yang akan menarik sikap mereka atau mungkin tidak dibaca. Renungkan apakah orang yang membaca laporan akan melakukannya berdasarkan ide yang sudah terbentuk sebelumnya tentang isinya.
Putuskan Pengetahuan yang Dibutuhkan Pembaca
Putuskan pengetahuan faktual apa yang dibutuhkan pembaca. Pertimbangkan sejauh mana Anda perlu memberikan informasi latar belakang atau mendefinisikan istilah teknis.
Pertimbangkan Fakta yang Diinginkan
Lihatlah fakta apa yang ingin dipelajari pembaca. Pikirkan tentang bagaimana data faktual yang Anda sajikan akan memberikan ini. Kadang-kadang proses dapat menunjukkan bahwa laporan sama sekali tidak diperlukan atau bahwa tujuan terbaik dapat dipenuhi dengan cara lain.
Bahan, Struktur dan Gaya
Pilih Material dengan Hati-hati
Pilih materi Anda dengan hati-hati. Tetap sederhana dan benarkan kesimpulan Anda. Sederhanakan sebanyak mungkin. Buang material asing dan fokuslah pada yang esensial. Benarkan kesimpulan Anda dengan fakta dan nyatakan di mana Anda menemukannya. Bangun fakta menjadi kasus yang logis dan konsisten, sehingga pembaca Anda bisa sampai pada kesimpulan yang sama.
Rencanakan Struktur Laporan
Rencanakan struktur laporan. Fakta-fakta harus berupa serangkaian petunjuk yang membawa pembaca pada kesimpulan Anda. Mulailah dengan membagi laporan Anda menjadi beberapa bagian utama. Setiap subjek dapat dibagi lagi dengan cara ini. Subdivisi ini mungkin menjadi judul dalam laporan Anda.
Buat daftar di bawah setiap judul semua poin yang ingin Anda tampilkan dan catat informasi yang Anda perlukan untuk mendukungnya. Atur poin-poin dalam urutan logis yang memenuhi tujuan Anda.
Terapkan Gaya yang Tepat
Terapkan gaya yang sesuai. Meskipun laporan mengikuti konvensi yang ketat, ada ruang untuk gaya pribadi. Laporan yang efektif menggunakan proses penyusunan dan penyusunan ulang. Pilih terminologi yang familier bagi pembaca Anda. Istilah teknis bermanfaat untuk sesama spesialis tetapi akan membingungkan bagi orang lain.
Memanfaatkan Teknik Presentasi yang Tepat
Manfaatkan teknik presentasi yang tepat. Laporan berisi tabel, grafik, diagram batang atau diagram lain untuk menyajikan data.
Ikuti Konvensi Penulisan Laporan
Siapkan Halaman Judul
Siapkan halaman judul. Ini biasanya berisi judul, subtitle, tanggal, nama dan posisi penulis di perusahaan. Ini juga akan menunjukkan siapa yang menerima laporan faktual. Ini juga dapat membawa nomor referensi atau bentuk klasifikasi lainnya.
Tulis Ringkasan
Tulis ringkasan. Ini terutama diperlukan jika laporannya panjang. Ini memberi orang-orang sibuk inti laporan tanpa harus membaca semuanya. Ringkasan yang menarik dapat memotivasi orang untuk membaca seluruh laporan.
Sertakan Halaman Isi
Sertakan halaman konten. Ini adalah halaman terpisah yang mencantumkan bagian atau bab utama, subbagian, dan lampiran. Ini juga memberikan nomor halaman dan harus menunjukkan hubungan antar bagian.
Tulis Pengantar
Gunakan pengantar untuk menjelaskan tujuan laporan faktual. Ini memberikan informasi latar belakang dan menjelaskan mengapa itu perlu. Pendahuluan menyatakan tujuan dari laporan ini, orang-orang yang telah menulisnya dan cakupannya.
Atur Tubuh Laporan
Aturlah tubuh laporan. Ini berisi fakta dan temuan terperinci Anda, menunjukkan bagaimana mereka sampai dan menunjukkan kesimpulan yang Anda buat. Sampaikan kesimpulan Anda. Ringkaslah poin-poin faktual utama dari laporan Anda dan tawarkan putusan yang dipertimbangkan atas laporan Anda.
Kiat
-
Cobalah untuk mendapatkan salinan laporan lain yang ditulis untuk audiens yang dituju. Ini akan memberi Anda gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari Anda.
