Partisipasi karyawan dalam rapat seringkali penting untuk mengirim pesan yang konsisten ke tenaga kerja perusahaan dan untuk menarik ide-ide baru dan kreatif dari anggota staf. Mendorong karyawan untuk hadir dan berkontribusi dalam rapat, khususnya ketika mereka bersifat opsional, tidak selalu merupakan tugas yang mudah. Mengambil beberapa langkah untuk memberi informasi dan mendukung karyawan, bersama dengan beberapa kegiatan menghibur yang dilakukan, dapat membantu dalam persuasi. Dengan rekam jejak pertemuan yang berhasil, Anda mungkin menemukan bahwa karyawan akan mulai menjadi sukarelawan untuk datang.
Jadwalkan rapat pada saat sebagian besar karyawan akan hadir untuk menghadiri dan di lokasi yang nyaman. Penjadwalan konflik sering kali menjadi penghalang untuk menghadiri pertemuan. Menghapus penghalang ini dan memberikan kemudahan akses ke situs rapat menghilangkan dua alasan karyawan dapat menyebutkan untuk tidak pergi ke rapat. Jika subjek pertemuan tidak mendesak, jadwalkan untuk waktu yang lambat tahun ketika karyawan tidak sibuk dengan klien atau proyek. Dengan cara ini Anda akan lebih mungkin untuk tidak hanya mendapatkan kehadiran karyawan, tetapi perhatian mereka.
Tekankan nilai pertemuan kepada karyawan dan beri tahu mereka terlebih dahulu tentang pokok bahasannya. Bagikan agenda terperinci kepada semua orang dan sorot poin yang meminta masukan karyawan. Karyawan akan lebih cenderung menghadiri rapat jika mereka tahu bahwa input akan datang sebagian dari diri mereka dan kolega mereka. Masukkan sebagai pelengkap ke agenda semua informasi yang diperlukan bagi karyawan untuk memberikan kontribusi yang efektif.
Bangun sejarah pertemuan efektif yang dinikmati karyawan saat menghadiri dan selama mereka mendengarkan masukan mereka. Sejarah ini akan membuatnya lebih mudah untuk meyakinkan karyawan untuk menghadiri pertemuan di masa depan. Dengarkan karyawan selama diskusi dan sertakan komentar mereka dalam notulen rapat. Jika perubahan telah dilakukan sebagai akibat dari sesuatu yang disarankan karyawan, buat itu diketahui. Sekalipun komentar semua karyawan tidak digunakan kemudian, akui sifat umum dari semua kontribusi dalam risalah yang tersedia untuk umum sehingga karyawan dapat melihat bahwa mereka telah didengar.
Sertakan kegiatan langsung selama rapat sehingga perubahan kecepatan akan bertindak sebagai insentif untuk hadir. Jika sesi pelatihan ditawarkan pada versi baru dari perangkat lunak perusahaan, ajukan pertanyaan umum dan tri-budaya pop selama sesi dan tawarkan hadiah seperti permen untuk jawaban yang benar. Jika Anda lebih memilih untuk tetap pada topik, mintalah peserta rapat membaginya menjadi kelompok dan mengerjakan latihan yang melibatkan apa yang mereka pelajari. Berikan hadiah kepada kelompok selesai terlebih dahulu.Jadilah kreatif dengan permainan dan kegiatan untuk membuat orang tertarik.
Tawarkan insentif untuk menghadiri pertemuan, seperti makanan ringan dan bahkan hadiah pintu. Kadang-kadang garis "penyegaran disediakan" dalam agenda yang didistribusikan cukup untuk membuat karyawan menghadiri rapat. Bagi mereka yang membutuhkan sedikit dorongan ekstra, kesempatan untuk membawa pulang barang curian perusahaan mungkin hanya melakukan trik.
