Dengan sebanyak mungkin pernyataan kebijakan yang dibuat oleh organisasi, pernyataan-pernyataan ini mengklarifikasi maksud, menggambarkan cara-cara yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kebijakan dan mendefinisikan rinciannya. Pernyataan kebijakan berfungsi untuk melindungi organisasi dari kesalahpahaman yang mungkin mengarah pada perilaku atau tuntutan hukum yang tidak sah. Setiap pernyataan kebijakan harus mencakup tujuannya, definisi terminologi, pernyataan itu sendiri dan langkah-langkah untuk mengimplementasikannya.
Tujuan Kebijakan
Bagian pertama dari pernyataan kebijakan menyatakan tujuannya. Satu organisasi dapat memiliki banyak pernyataan kebijakan. Sebagai contoh, dalam sumber daya manusia, satu pernyataan kebijakan mungkin mencakup sikap perusahaan terhadap pakaian yang pantas karena perusahaan ingin memproyeksikan citra tertentu kepada pelanggannya. Pernyataan kebijakan SDM lain mungkin merinci kebijakan perjalanan karyawan perusahaan. Mungkin berisi apa yang dibayar perusahaan dan apa yang tidak dibayarnya. Di perusahaan yang sama, pernyataan kebijakan departemen pemasaran mungkin menggambarkan kebijakan perusahaan tentang pemesanan seni grafis dan fotografi.
Istilah yang Didefinisikan
Bagian kedua dari pernyataan kebijakan memberikan definisi kata-kata kunci atau interpretasi terminologi dalam kebijakan. Setelah ini, kebijakan tersebut dapat mencakup daftar orang-orang yang menjadi sasaran kebijakan tersebut, orang di dalam perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan tersebut dan bagaimana dan kepada siapa banding dapat diarahkan jika terjadi perselisihan. Dengan kebijakan internal perusahaan, Anda sering menemukan prosedur atau langkah-langkah untuk mengelola kebijakan mengikuti bagian ketiga dari kebijakan tersebut.
Pernyataan Kebijakan
Bagian ketiga dari pernyataan kebijakan menjelaskan seluruh kebijakan, bagaimana perusahaan menerapkannya, siapa atau apa yang dibebaskan dari ketentuan-ketentuan dalam pernyataan kebijakan, cara di mana kesalahpahaman dan pelanggaran harus diatasi, dan berapa lama kebijakan itu bertahan. efek. Dengan menggunakan pernyataan kebijakan dalam buku pedoman karyawan, misalnya, perusahaan dapat menghindari kebingungan di antara karyawannya dengan merinci dengan jelas apa yang diharapkan dari karyawan dalam situasi tertentu.
Fungsi Kebijakan
Pernyataan kebijakan juga berfungsi sebagai penjaga gerbang. Jika seseorang ingin melukis oranye kantornya, misalnya, pernyataan kebijakan yang mendefinisikan warna logo perusahaan sebagai warna kantor standar memungkinkan atasannya untuk menghindari konfrontasi yang tidak menyenangkan dengan hanya menyerahkan salinan pernyataan kebijakan yang mendefinisikan ini. Pernyataan kebijakan yang jelas dapat mengurangi risiko konflik dan menghilangkan peluang untuk penerapan aturan selektif yang tidak adil.
Prosedur Kebijakan
Di luar buku pegangan karyawan perusahaan, masing-masing departemen mungkin memiliki pernyataan kebijakan mereka sendiri yang mencerminkan kepatuhan terhadap peraturan atau persyaratan hukum. Di departemen akuntansi perusahaan yang menjual saham, departemen akuntansi harus mematuhi prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum yang ditetapkan oleh pemerintah ketika menyiapkan laporan keuangan untuk tinjauan publik. Salah satu cara untuk memastikan bahwa personel akuntansi mengikuti aturan dan hukum ini adalah seperangkat pernyataan kebijakan yang menggambarkan cara departemen mematuhi aturan-aturan ini.
