Tujuan brosur konferensi adalah untuk menarik delegasi ke suatu acara dan memberi tahu mereka jadwal konferensi. Karenanya, brosur harus memuat informasi tentang tempat, pembicara, pengaturan perjalanan, dan fakta-fakta penting lainnya. Salinan tersebut harus jelas, informatif dan persuasif, mendorong pembaca untuk memesan tempat mereka sehingga mereka dapat memperoleh manfaat secara pribadi atau profesional. Pengantar dari pembicara terkemuka atau eksekutif senior memberikan gambaran yang berguna tentang acara tersebut, serta sambutan untuk delegasi potensial.
Target Pemirsa
Penyelenggara konferensi mengarahkan acara mereka pada kelompok tertentu, jadi cari tahu lebih banyak tentang audiens target untuk memastikan brosur menawarkan manfaat yang relevan. Penonton dapat beragam seperti guru, eksekutif senior dari industri otomotif atau anggota masyarakat yang tertarik pada musik country. Untuk menemukan informasi tentang audiens, minta panitia untuk profil audiens dari acara sebelumnya. Penyelenggara mensurvei audiensi mereka, meminta informasi demografis atau bisnis, dan menerbitkan profil untuk menunjukkan kualitas acara mereka kepada delegasi, presenter, dan sponsor.
Manfaat untuk Delegasi
Brosur harus memberikan manfaat kuat kepada para delegasi untuk hadir. Delegasi bisnis harus dapat menjustifikasi waktu cuti, dan peserta swasta ingin tahu bahwa mereka akan mendapatkan nilai untuk menghabiskan uang mereka sendiri. Identifikasi manfaat untuk audiens target. Konferensi ini dapat memberikan kesempatan unik untuk mendengar pembicara terkenal di dunia, melihat demonstrasi produk terbaru atau meningkatkan keterampilan dengan menghadiri sesi pelatihan berkualitas tinggi. Manfaatnya mungkin kurang nyata, seperti kesempatan untuk berjejaring dengan orang lain dalam suatu industri mungkin dengan tujuan untuk mendapatkan pekerjaan atau melakukan penjualan.
Informasi Logistik
Informasi lengkap tentang logistik konferensi sangat penting. Menurut American Conference Institute, pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh delegasi konferensi mencakup topik-topik seperti pendaftaran dan pembayaran, pengaturan perjalanan dan katering, akomodasi dan pembatalan. Untuk memudahkan pembaca mendaftar ke acara tersebut, sertakan detail pendaftaran lengkap. Tetapkan biaya untuk menghadiri, termasuk diskon untuk pendaftaran awal. Berikan detail kontak untuk pembaca yang mungkin membutuhkan informasi tambahan dan beri tahu delegasi kapan mereka akan menerima paket selamat datang.
Program Konferensi
Tetapkan program konferensi dengan jadwal dan detail setiap sesi untuk membantu delegasi merencanakan waktu mereka di konferensi. Biarkan para delegasi tahu lebih banyak tentang format konferensi, yang dapat mencakup presentasi, meja bundar, lokakarya, dan pameran. Biografi presenter membantu delegasi memilih sesi yang ingin mereka hadiri dan menunjukkan status atau kualitas acara.
Pertahankan Komunikasi
Brosur konferensi hanyalah salah satu elemen dari program pemasaran pra-konferensi. Menurut Inc., memposting informasi dan berita acara di media sosial membantu menjaga minat saat acara semakin dekat. Pengumuman tentang pembicara tambahan atau acara khusus, misalnya, dapat membuat gebrakan di sekitar acara dan mengurangi risiko keluarnya delegasi.
