Manajemen kontrak adalah praktik memastikan parameter kontrak diikuti sesuai dengan pedoman yang diuraikan dalam kontrak itu sendiri. Karena itu, manajemen berkelanjutan dari siklus hidup kontrak perlu dipatuhi untuk memastikan kontrak terpenuhi dalam konteks yang tepat. Jenis kontrak yang dikelola, dari kontrak kerja hingga kontrak konstruksi, semua dapat dikelola dengan baik dengan mengikuti metodologi yang sama.
Bacalah kontrak secara keseluruhan. Sorot poin data utama termasuk kerangka waktu dan tanggal jatuh tempo. Tandai tanggal-tanggal penting itu dalam kalender atau aplikasi penjadwalan lainnya untuk memastikan bahwa waktu penyelesaian yang ditargetkan dipahami dan dipantau. Sorot bidang-bidang utama kontrak yang mencantumkan tugas-tugas pekerjaan dan tanggung jawab kontrak keseluruhan dari personel kunci yang disebutkan dalam kontrak. Misalnya, kontrak konstruksi bangunan baru akan menunjuk mandor sebagai titik kontak dan pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan semua pekerjaan subkontrak selesai tepat waktu.
Jadwalkan rapat pembaruan dan janji temu jauh sebelum tanggal jatuh tempo yang diuraikan dalam parameter kontrak. Pastikan Anda memiliki pertemuan tatap muka atau telepon dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk memberi tahu Anda tentang kemajuan keseluruhan kontrak. Gunakan pertemuan sementara sebagai cara untuk mengukur kemajuan keseluruhan kontrak dan untuk mengatasi masalah dan kekhawatiran saat mereka muncul.
Simpan catatan yang sangat terperinci mengenai siapa yang diajak bicara, kapan dan di mana untuk semua pihak yang terlibat dalam melaksanakan kontrak. Periksa dengan pihak-pihak tersebut secara teratur dan rutin. Kirim email atau telepon sekali seminggu untuk memastikan semuanya beroperasi sesuai dengan jadwal yang dijelaskan dalam konteks kontrak akhir.
Mintalah semua manajer dan subkontraktor terlibat dalam kontrak mengirimi Anda daftar pembaruan terperinci setiap minggu. Minta pembaruan dikirim melalui email, faks, atau surat tradisional untuk menjaga jejak kertas dari semua kemajuan kontrak. Simpan semua korespondensi di lokasi yang aman dan mudah diakses.
Menyimpan daftar bahan yang digunakan secara akurat dan terus diperbarui, bahan-bahan yang dibutuhkan, jadwal pengiriman dan penerimaan, jadwal kerja kontrak, jam kerja yang dikeluarkan untuk penyelesaian kontrak dan semua data lain yang memengaruhi anggaran kontrak. Tinjau, nilai, dan evaluasi anggaran kontrak setiap empat hingga enam minggu untuk mencari cara memangkas biaya dan meningkatkan produktivitas.
Adakan pertemuan tambahan untuk membahas kontrak ketika masalah muncul atau masalah diangkat ke perhatian Anda. Jangan menunggu masalah menjadi masalah besar, cobalah untuk mencegah masalah yang lebih besar dengan menemukan solusi sejak awal dalam proses.
Kiat
-
Simpan semua informasi kontrak dalam file yang terletak di pusat.
Peringatan
Jangan melewati parameter kontrak atau melanggar kontrak dengan cara apa pun.
