Siapa pun yang menghasilkan lebih dari $ 600 dalam satu tahun kalender sebagai kontraktor alih-alih sebagai karyawan harus mengisi formulir W-9. Relawan dan mereka yang berpenghasilan kurang dari $ 600 dibebaskan dari persyaratan ini. W-9 memberikan informasi yang mereka butuhkan untuk melaporkan pendapatan kontraktor dengan benar pada formulir 1099.
Kontraktor Independen dan Pembantu Rumah Tangga
Kontraktor independen dapat bekerja dengan Anda selama bertahun-tahun tetapi tidak menjadi karyawan formal. Banyak pembantu rumah tangga - menganggap penata taman, pembantu, tukang - dan kontraktor bisnis, seperti CPA dan pengacara, termasuk dalam kategori ini. Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) memperingatkan bahwa banyak pembantu rumah tangga - terutama pengasuh anak atau pengasuh bayi - sebenarnya dianggap karyawan dan harus dikenakan pajak seperti itu.
Perbedaan utama adalah bahwa kontraktor independen mengontrol bagaimana mereka menjalankan tugasnya, sementara karyawan memiliki lebih banyak pekerjaan mereka yang ditentukan oleh majikan. Misalnya, Anda akan memberi tahu perancang web Anda apa yang ingin Anda sampaikan pada situs web Anda, tetapi dia akan memutuskan kapan dia bekerja pada proyek Anda dan bagaimana dia mendekatinya. Seorang pengasuh, di sisi lain, harus bekerja berjam-jam dan melakukan tugasnya dengan cara yang ditentukan oleh majikan. Akibatnya, perancang web Anda dianggap sebagai kontraktor independen, tetapi pengasuhnya dianggap sebagai karyawan.
Pekerja lepas
Pekerja lepas melakukan proyek jangka pendek untuk pemberi kerja. Ini adalah orang-orang yang membuat acara khusus - seperti fotografer, katering atau musisi - atau yang membantu proyek khusus - misalnya, perancang web atau pemrogram komputer. Mereka bukan orang yang dibutuhkan secara teratur atau untuk proyek jangka panjang. Anda hanya perlu mengumpulkan W-9 untuk freelancer yang dibayar setidaknya $ 600. Anda mungkin perlu meminta satu dari seorang fotografer acara (kecuali jika Anda menyewa seorang fotografer melalui perusahaan yang ada), tetapi Anda tidak akan membutuhkan satu untuk mahasiswa yang Anda bayar $ 100 untuk menulis siaran pers Anda.
Konsultan
Seorang konsultan berspesialisasi dalam menjawab pertanyaan tertentu atau memberikan saran kepada seseorang tentang suatu situasi. Ini mungkin spesialis pemasaran atau desainer interior. Konsultan mungkin bertemu dengan pelanggan sekali atau beberapa kali untuk berbagi pengetahuan khusus tentang bidang keahliannya. Toko mungkin membawa konsultan untuk membantu meningkatkan retensi staf atau meningkatkan profitabilitas. Seorang individu, di sisi lain, dapat mempekerjakan konsultan keuangan untuk membantu merencanakan strategi investasi atau rencana pensiun. Sebaiknya dapatkan W-9 dari konsultan yang Anda sewa.
Perusahaan & LLC
Apakah Anda perlu mengajukan 1099 - dan karenanya mengumpulkan W-9 - tergantung pada bagaimana kontraktor Anda mengajukan pajaknya. Menurut IRS, kontraktor perusahaan tidak memerlukan W-9 karena mereka tidak memerlukan 1099. Kontraktor perseroan terbatas, di sisi lain, akan membutuhkan W-9 jika mereka mengajukan sebagai entitas tunggal alih-alih sebagai perusahaan. Jika Anda tidak yakin, mintalah W-9. Jika kontraktor Anda menggunakan nomor Jaminan Sosialnya atau nomor identifikasi pemberi kerja pribadi, Anda harus menggunakannya untuk mengajukan 1099. Jika LLC memiliki EIN sendiri, Anda tidak perlu menggunakannya.
