Continuous Quality Improvement (atau CQI) adalah pendekatan strategis untuk mengarahkan metode kompetitif biaya untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Terlepas dari kebutuhan pelanggan, persaingan, atau tantangan bisnis, program CQI yang dijalankan dengan baik dapat memastikan keberhasilan organisasi mana pun. Metode sederhana namun umum untuk mendorong peningkatan proses adalah Plan> Do> Check> Act, yang merupakan pendekatan siklus untuk meninjau proses dan terus meningkatkannya. Merencanakan perbaikan, mengimplementasikan perubahan, memantau kemajuan, menilai, mencerminkan dan mengulangi. Keindahan PDCI adalah dapat diterapkan berulang kali pada proses yang sama untuk mendorong peningkatan terus-menerus, bahkan dalam terang perubahan bisnis atau pergantian staf.
Rencana
Tentukan proses Anda - urutan langkah apa yang membawa Anda dari permintaan ke hasil? Jika proses Anda tidak didokumentasikan, dokumentasikanlah. Melihat proses Anda di atas kertas adalah cara yang ampuh untuk melihat apa yang sedang terjadi, dan seringkali masalah muncul ke permukaan. Selanjutnya, identifikasi masalah atau peluang peningkatan dalam proses (jika ada lebih dari satu, pilih satu untuk diatasi terlebih dahulu). Bawalah orang yang tepat di ruangan itu untuk bertukar pikiran tentang kemungkinan penyebab masalah dan tentukan yang merupakan akar penyebab (atau terbesar, jika lebih dari satu penyumbang masalah). Kemudian bertukar pikiran tentang solusi potensial yang bisa diterapkan. Terakhir, uraikan rencana aksi dan target untuk perbaikan.
Melakukan
Anda memiliki rencana tindakan dengan target untuk meningkatkan proses. Sekarang Anda menjalankan rencana aksi itu. Periksa kemajuan Anda terhadap rencana aksi. Rencana aksi yang kuat mencantumkan pemilik, tugas, tanggal target, dan ukuran keberhasilan atau tonggak pencapaian. Ketika rencana aksi dijalankan, bandingkan kemajuan dengan apa yang awalnya ditetapkan.Kadang-kadang tonggak ditambahkan atau diubah jika eksekusi mengungkapkan informasi atau keadaan baru. Ketika ini terjadi, perbarui rencana tindakan dan monitor sesuai.
Memeriksa
Setelah tindakan telah dilaksanakan, sekarang saatnya untuk menentukan apakah tindakan perbaikan berhasil. Sebelum Anda dapat melakukan ini, Anda harus menentukan bagaimana kinerja proses diukur. Langkah Pemeriksaan mengharuskan cara mengukur kinerja proses ditetapkan, dan bahwa pengukuran itu valid dan dapat diulang. Ini sering membutuhkan penggunaan grafik bisnis umum, seperti Pareto dan Run chart, sebagai contoh. Bandingkan data dari proses sebelum perubahan ke data dari proses saat ini sedang dilakukan. Apakah prosesnya membaik? Apakah peningkatan pada tingkat awalnya ditargetkan selama fase Rencana? Apakah perubahan tersebut mengungkapkan atau menciptakan dampak baru atau tidak diinginkan?
Bertindak
Langkah Periksa memberikan data dan pelajaran yang mungkin didapat. Sekarang adalah saat yang tepat untuk mengevaluasi apakah peningkatan awal memungkinkan proses untuk melakukan pada tingkat yang diperlukan atau jika lebih banyak diperlukan. Jika lebih dari satu perbaikan diidentifikasi dalam langkah Rencana, sekaranglah saatnya untuk menentukan apakah rencana tindakan baru dibenarkan. Jika tidak, standarisasi perbaikan sebagai proses baru. Dan jangan lupa untuk merayakan kesuksesan Anda!
Ringkasan
Plan> Do> Check> Act (atau variasi) adalah model dasar yang paling banyak digunakan untuk Peningkatan Kualitas Berkelanjutan. Setiap langkah dapat ditingkatkan dengan bagan proses, bagan data, dan brainstorming tim. Mengikuti model sederhana ini akan membuat dan menjalankan program CQI.
