Hampir setiap bisnis yang bergerak dalam penyediaan barang atau jasa pada suatu saat harus membalas Permintaan Proposal, atau RFP. Kesalahan terbesar dalam menulis proposal adalah dengan mendekatinya sebagai tugas mengisi. Proposal proyek lebih merupakan fungsi untuk departemen pemasaran daripada untuk staf teknis atau manajerial yang benar-benar akan terlibat dalam tugas setelah proposal diterima, karena tujuan proposal adalah untuk meyakinkan mitra untuk mempekerjakan perusahaan Anda di atas puluhan potensial lainnya yang juga mengirimkan proposal dengan biaya mungkin lebih rendah daripada Anda.
Uji kelayakan
RFP awal akan berisi banyak detail dan pertanyaan, dan mungkin beberapa latar belakang tentang perusahaan yang mengajukan permintaan. Jika RFP dilakukan dengan benar, itu akan memberi Anda informasi yang cukup untuk membuat respons yang memadai; namun, memadai tidak akan memenangkan penawaran. Respons umum yang tidak lebih dari menjawab pertanyaan tidak cukup - Anda perlu menggali lebih dalam untuk menjawab pertanyaan itu tidak tanya. Luangkan waktu untuk memahami lebih banyak tentang perusahaan, dan lakukan riset. Jika pemohon tersedia, tanyakan kepadanya pertanyaan yang bermakna, dan minta klarifikasi jika diperlukan. Ini tidak hanya akan membantu Anda lebih memahami tugas yang dihadapi, tetapi juga untuk mendapatkan penawaran harga yang lebih akurat mencerminkan kebutuhan klien.
Ketahui Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan Klien
Lebih sering daripada tidak, klien tidak benar-benar tahu persis apa yang mereka butuhkan, dan poin rasa sakit mereka yang sebenarnya mungkin tidak tercermin dalam RFP. Luangkan waktu sebelum merespons untuk memahami bisnis inti klien, tantangan utama para pesaingnya, dan siapa pemasok dan mitra bisnis tersebut. Tanyakan pada diri Anda apa kekuatan pendorong di balik permintaan tersebut - jika Anda dapat memecahkan masalah alih-alih hanya menyediakan sepotong peralatan, Anda akan pindah ke kepala saluran. Antisipasi apa yang diinginkan pelanggan hari ini dan apa yang mungkin diinginkannya tahun depan, dan rencanakan skenario yang berbeda sebelum menulis proposal Anda.
Jual Diri Anda dan Perusahaan Anda
Sebagian besar permintaan proposal tidak hanya mencari penyedia termurah - klien menginginkan seseorang yang memahami rasa sakit mereka dan akan menyelesaikan semua masalah mereka. Tugas Anda adalah meyakinkan mereka bahwa Anda adalah orang itu. Saat menulis proposal, jangan hanya berhenti membuat daftar. Setiap poin atau hasil yang disampaikan harus mencakup setidaknya beberapa bahasa minimal tentang bagaimana Anda memecahkan masalah mereka, atau bagaimana Anda berada di posisi terbaik dan paling unik untuk membantu mereka.
Taktik penjualan yang baik dalam membuat proposal adalah menawarkan opsi. Jika Anda telah mengambil waktu untuk benar-benar memahami kebutuhan klien, Anda dapat menawarkan berbagai solusi - biasanya tiga adalah yang terbaik, karena orang-orang memiliki kecenderungan alami untuk memilih yang di tengah. Ini membuat klien tahu Anda fleksibel, dan juga mampu menangani kebutuhan yang mungkin melampaui yang diminta dalam RFP.
Komponen Proposal
Tidak semua proposal sama, walaupun jika Anda menulis banyak dari mereka, Anda akan menemukan kemungkinan untuk menggunakan kembali banyak dari bahasa yang sama. Secara umum, sebuah proposal harus dimulai dengan a surat pengantar pribadi, dan kemudian lanjutkan dengan a ringkasan proyek untuk memastikan Anda dan klien berada di halaman yang sama. Sertakan bagian aktif strategi keseluruhan serta bagian tentang taktik dan hasil individu, lalu sertakan bagian untuk biaya keseluruhan dirinci oleh kiriman.
Klien mungkin telah menentukan tanggal pengiriman, tetapi selalu merupakan ide bagus untuk memecahnya menjadi lebih garis waktu terperinci jika ada banyak kiriman. Proposal juga harus mencakup ketentuan pembayaran tertentu dan a halaman tanda tangan. Satu atau dua paragraf di bagian akhir untuk tentang kami boilerplate juga memberi klien sedikit lebih banyak informasi tentang berbagai layanan dan latar belakang Anda.
