Komunikasi proyek tradisional terjadi dalam struktur yang jelas, menggunakan saluran seperti surat internal, telepon, memo, dan pertemuan formal. Komunikasi proyek modern menggunakan teknologi seperti email, intranet, dan media sosial untuk berbagi informasi dalam struktur tim yang lebih fleksibel. Kebutuhan komunikasi telah berubah seiring dengan munculnya pendekatan baru untuk manajemen proyek dan kebutuhan untuk menginformasikan kelompok pemangku kepentingan yang lebih luas.
Metodologi
Tim proyek tradisional memproses proyek dalam tahap terpisah, menyelesaikan setiap tahap sebelum memulai selanjutnya. Tim mendokumentasikan setiap tahap dan memperoleh sign-off sebelum melanjutkan. Menurut Project Smart, praktik modern adalah untuk mengadopsi metodologi proyek tangkas di mana tahapan proyek dapat tumpang tindih sebagai anggota tim memproses siklus individu, memodifikasi mereka sesuai dengan umpan balik. Ini menyulitkan komunikasi, memberi penekanan pada pembaruan status dan akses mudah ke informasi proyek terbaru.
Tim
Tim proyek modern mencakup sekelompok besar anggota tetap dan sementara. Selain anggota staf internal, tim juga dapat mencakup konsultan, pemasok, mitra bisnis, dan perusahaan yang memasok layanan TI. Manajer proyek harus memastikan bahwa semua anggota tim memiliki akses yang aman ke komunikasi proyek selama periode keterlibatan mereka. Menurut Project Place, sebuah proyek adalah sistem sosial sementara di mana kesuksesan tergantung pada kolaborasi, komunikasi dan komitmen melalui berbagi informasi yang transparan.
Stakeholder
Proyek-proyek modern memiliki kelompok pemangku kepentingan yang jauh lebih luas. Selain berkomunikasi dengan anggota tim dan sponsor, manajer proyek menyadari pentingnya menjaga semua pemangku kepentingan, termasuk masyarakat, regulator, lembaga pemerintah dan investor mendapat informasi sepenuhnya. Menurut perusahaan konsultan manajemen Cornwell, komunikasi yang tidak efektif berkontribusi pada kurangnya keberhasilan di lebih dari 65 persen proyek yang gagal.
Saluran
Komunikasi proyek modern memanfaatkan komunikasi jaringan untuk meningkatkan kolaborasi. Email dan pesan instan memungkinkan anggota tim untuk berbagi informasi dengan cepat dan mudah, daripada mengandalkan saluran berbasis kertas seperti memo internal atau faks. Portal proyek menyediakan satu titik akses aman untuk semua informasi dan dokumentasi proyek melalui Internet. Konferensi video memungkinkan anggota tim untuk mengatur pertemuan kemajuan, bahkan ketika anggota tim berada di lokasi yang berbeda. Teknologi seperti blog dan jejaring sosial meningkatkan komunikasi proyek lebih jauh, menciptakan rasa kebersamaan dan memungkinkan pemangku kepentingan untuk memberikan umpan balik yang dapat memengaruhi proyek
