Google Documents adalah alat berbagi file yang kuat yang dapat digunakan bisnis untuk mempublikasikan jadwal kerja. Anda dapat melakukannya dengan membuat jadwal langsung di Google Documents. Ketika Anda secara teratur mempublikasikan jadwal kerja karyawan, Anda mencegah miskomunikasi yang dapat menyebabkan terjadinya pergeseran yang ditemukan oleh karyawan yang tidak menyadari bahwa mereka dijadwalkan untuk bekerja.
Gunakan Template Jadwal Kerja Gratis
Google Documents memiliki perpustakaan besar templat gratis dan siap pakai. Untuk mengakses templat, buka dokumen Google Documents baru dan kemudian cari templat dengan kata-kata "jadwal kerja." Sebagian besar jadwal kerja karyawan menggunakan format minggu-ke-minggu karena pengusaha mempublikasikan setiap minggu. Jika tidak ada templat yang memenuhi kebutuhan jadwal, buat jadwal khusus di program lain.
Buat Jadwal Kustom
Seperti Google Documents, Google Sheets memiliki template yang dapat disesuaikan oleh manajer. Temukan ini di Lembar di bawah menu Galeri Template. Cukup pilih Jadwal dari daftar dan kemudian sesuaikan bidang dengan mengganti data templat dengan tanggal jadwal dan nama karyawan. Hapus semua baris dan kolom yang tidak diperlukan.
Buat jadwal dari awal dengan membuka file baru. Klik Mulai Spreadsheet Baru di halaman utama dan gunakan header untuk memberi judul dokumen sebagai "Jadwal Mingguan" atau nama lain yang diinginkan. Gunakan baris pertama untuk menentukan tanggal yang dicakup jadwal.
Selanjutnya, buat bagan di mana tajuk kolom horizontal mencantumkan hari dalam seminggu dan baris mencantumkan waktu shift. Masukkan nama karyawan di kotak shift yang sesuai. Simpan file ke Google Documents dengan nama file yang sesuai.
Kelola Izin Karyawan
Pengusaha ingin karyawan membaca jadwal dan mungkin mengunduh file untuk disimpan di komputer atau perangkat pribadi. Namun, karyawan tidak boleh diizinkan untuk mengedit jadwal. Secara default, Google Documents memungkinkan karyawan membaca dan mengunduh file yang dibagikan kepadanya.
Bagikan file dengan mengklik ikon dengan siluet seseorang dan tanda plus yang mewakili "Bagikan." Masukkan alamat email karyawan yang ingin Anda bagikan file. Periksa izin sebelum mengirim tautan email untuk memastikan dokumen itu hanya-baca.
Untuk izin, pilih "dapat melihat" daripada "dapat mengedit," lalu pilih tombol Bagikan untuk mempublikasikan jadwal untuk karyawan. Karyawan menerima email yang memberitahukan mereka bahwa jadwal baru telah diterbitkan. Email termasuk tautan ke jadwal.
Tetapkan Jadwal Reguler
Menyimpan templat jadwal membuat penjadwalan mingguan lebih mudah. Tetapkan hari dan waktu standar untuk mempublikasikan jadwal dan membaginya dengan semua karyawan melalui email secara bersamaan.
Beri nama file jadwal dengan cara yang mudah ditemukan seperti "15 Jan Shift Schedule." Ini mengurangi kebingungan dan memungkinkan karyawan untuk mencatat perbedaan atau masalah penjadwalan dengan cepat. Buat kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawan untuk memberikan pemberitahuan yang diinginkan untuk perubahan jadwal.
