Membuat dan mengirim faktur dapat menjadi proses yang menghabiskan waktu. Namun, ini bukan proses yang harus dilewati atau diabaikan. Faktur yang dirancang dengan tepat membantu bisnis dibayar dan memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak. Jika Anda pernah diaudit oleh Internal Revenue Service, sistem faktur Anda dapat membuktikan penghasilan yang dilaporkan.
Dasar-dasar Faktur
Ketika seorang vendor ingin dibayar untuk barang atau jasa, ia mengirimkan faktur. Faktur adalah dokumen yang merinci komponen keuangan dari transaksi bisnis. Faktur termasuk nama dan informasi kontak pembeli dan penjual, deskripsi layanan atau barang yang diberikan, biaya per item dan jumlah total yang harus dibayarkan. Faktur biasanya juga mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran, nomor faktur, dan metode pembayaran yang disukai.
Dibayar
Faktur membantu perusahaan agar dibayar penuh dan dibayar tepat waktu. Bisa sulit untuk dibayar tanpa faktur yang tepat. Perusahaan biasanya meminta tanda terima faktur terperinci sebelum mencairkan pembayaran. Ketentuan pembayaran dapat membantu perusahaan mengumpulkan piutang dengan cepat. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat mengatakan bahwa pembayaran jatuh tempo pada saat diterima, dalam 30 hari setelah penerimaan atau 60 hari penerimaan. Termasuk kebijakan biaya keterlambatan pada faktur - misalnya, bahwa keterlambatan pembayaran dikenai biaya $ 20 - juga dapat membantu memastikan pembayaran yang cepat.
Menetapkan Hak Hukum
Faktur memberikan bukti bahwa produk dan layanan dikirimkan dan menetapkan hak pembayaran perusahaan. Jika pelanggan tidak membayar, perusahaan dapat menggunakan kontrak dan faktur untuk secara hukum menunjukkan kepada pengadilan bahwa pembayaran terhutang. Demikian juga, perusahaan dapat menyimpan salinan faktur dan jumlah yang dibayarkan kepada kontraktor dan vendor untuk memastikan bahwa ia menyelesaikan kewajiban kontraknya untuk pembayaran.
Bukti Audit
Bahkan jika Anda melakukan segalanya dengan benar, selalu ada kemungkinan bisnis Anda bisa diaudit oleh IRS. Selama audit, IRS ingin memastikan bahwa Anda telah melaporkan dengan benar semua pendapatan yang Anda terima selama tahun tersebut. Jika Anda memiliki sistem terorganisir faktur bernomor berurutan, IRS lebih percaya diri bahwa Anda telah melaporkan penghasilan secara lengkap dan benar. Jika faktur tidak menentu atau tidak ada, beban pembuktian ada pada Anda untuk menunjukkan bahwa Anda tidak menyembunyikan penghasilan.
