Banyak aplikasi penghargaan, hadiah, dan hibah memerlukan surat dukungan. Surat dukungan membantu menunjukkan keunggulan atau kemampuan pelamar untuk memenuhi kriteria tertentu. Siapa pun dapat diminta untuk menulis surat dukungan untuk suatu program atau individu. Untuk melakukan ini secara efektif, penting untuk memahami dan memenuhi persyaratan pihak yang meminta. Sebagian besar mencari informasi yang sangat spesifik dengan tenggat waktu tertentu. Pastikan untuk memasukkan semua yang diminta dan pada batas waktu yang ditentukan.
Item yang Anda butuhkan
-
Persyaratan surat dukungan
-
Batas waktu
-
Komputer
-
Program pengolah kata
-
Printer
-
Kop
Bersiaplah untuk Menulis
Tanyakan individu atau organisasi yang meminta surat dukungan apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Sebagian besar mengajukan permohonan hadiah atau hibah yang membutuhkan informasi yang sangat spesifik. Atasi kebutuhan ini secara langsung dan dengan contoh spesifik dalam surat Anda.
Minta tenggat waktu jika tidak ada. Tenggat waktu biasanya ditetapkan dan surat dukungan Anda mungkin diminta pada tanggal tertentu. Jika Anda setuju untuk menulis surat, patuhi dengan ketat kerangka waktu yang diminta.
Tanyakan untuk meninjau aplikasi jika Anda masih memiliki pertanyaan. Ini dapat membantu Anda untuk lebih memahami apa informasi yang paling penting untuk disampaikan. Kumpulkan statistik yang relevan yang mungkin Anda butuhkan. Pastikan angka atau hasil apa pun yang dibagikan cocok dengan aplikasi dengan tepat.
Tulis Surat Anda
Ekspresikan dukungan Anda dan gunakan nama lengkap program atau proyek dalam paragraf pembuka Anda. Jaga agar bagian ini singkat dan to the point.
Gunakan badan dua atau tiga paragraf surat Anda untuk secara spesifik merinci apa yang akan atau akan dicapai, menggunakan sebanyak mungkin detail pendukung. Cantumkan hubungan atau peran Anda dengan pelamar jika belum jelas dari paragraf pembuka Anda. Jelaskan mengapa pelamar ini sangat cocok untuk kesempatan khusus ini. Jika proyek sudah dalam proses atau selesai, gunakan bagian ini untuk menyoroti keberhasilan.
Tutup dengan paragraf pendek yang menyertakan ucapan terima kasih formal. Biarkan organisasi tahu bahwa Anda senang menjawab pertanyaan jika diperlukan. Pastikan untuk memasukkan informasi kontak Anda.
Tinjau surat Anda untuk tata bahasa dan ketepatan. Cetak draf yang diedit Anda, lebih disukai pada kop surat. Jika Anda masih tidak yakin apakah Anda telah memasukkan semua informasi yang benar, mintalah individu atau organisasi yang meminta surat untuk memeriksanya untuk Anda. Mereka bahkan mungkin menawarkan untuk menulis surat contoh untuk Anda edit, cetak pada kop surat dan tanda tangan Anda. Ini menghemat waktu Anda dan memastikan semua poin utama ditangani sambil tetap memberi Anda kesempatan untuk mengedit sesuai kebijaksanaan Anda, menambahkan catatan dan gaya pribadi Anda sendiri.
