Prealerts pengiriman adalah pemberitahuan yang diberikan kepada pembeli barang untuk memberi tahu mereka bahwa pengiriman sedang berlangsung. Prealerts ini digunakan terutama untuk pengiriman luar negeri, meskipun banyak perusahaan lain yang hanya beroperasi di dalam negeri juga dapat menggunakannya. Prealert pengiriman sering dikirim melalui faks atau email ke pelanggan yang menerima barang beberapa hari sebelum tanggal kedatangan yang diharapkan. Pemberitahuan ini memungkinkan pelanggan untuk mempersiapkan kedatangan.
Memahami tujuan prealert pengiriman. Banyak perusahaan mengirim prealert karena rasa hormat kepada pelanggan. Itu membuat pelanggan mendapat informasi tentang detail pengiriman pengiriman yang diharapkan. Jika Anda adalah perusahaan yang mengirimkan barang, beri tahu pelanggan Anda semacam ini.
Tentukan metode Anda untuk mengirim pemberitahuan. Metode yang paling umum digunakan untuk mengirim pemberitahuan pemberitahuan pengiriman awal adalah melalui email.
Beri judul pemberitahuan. Sertakan judul "Prealert Pengiriman" di bagian atas pemberitahuan. Jika Anda mengirim pemberitahuan melalui email, tulis ini juga di baris subjek. Sertakan pernyataan singkat yang memberi tahu pelanggan bahwa ini berfungsi sebagai pemberitahuan bahwa barang yang dipesan sedang dalam perjalanan.
Nyatakan detail pesanan. Prealert pengiriman harus menyatakan beberapa informasi kunci. Harus dengan jelas menyebutkan nama perusahaan Anda untuk segera memberi tahu pelanggan tentang siapa yang mengirim pemberitahuan ini. Termasuk jenis metode pengiriman yang digunakan, nomor pelacakan dan tanggal kedatangan yang diharapkan.
Sertakan informasi bea cukai. Ketika barang dikirim ke luar negeri, ada beberapa dokumen penting yang diperlukan untuk penyelesaian. Bentuk-bentuk ini umumnya diisi oleh pengirim dan pengangkut barang. Dokumen bea cukai memastikan barang akan dapat dibersihkan melalui bea cukai. Prealert pengiriman mencakup informasi ini untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa formulir yang benar telah diisi. Jika formulir ini tidak dilengkapi dengan benar, masalah dengan pengiriman mungkin terjadi.
Lampirkan dokumen penting lainnya. Dengan prealert pengiriman, banyak perusahaan sering melampirkan dokumen tertentu, yang mungkin termasuk bill of lading, faktur komersial, daftar pengepakan atau lembar data keselamatan bahan, disebut sebagai MSDS.
Sertakan informasi kontak Anda. Ini adalah salah satu perincian paling penting yang terdapat dalam prealert pengiriman. Ini terutama terdiri dari nomor telepon yang bisa dihubungi pelanggan jika ada pertanyaan, masalah, atau masalah.
