Ketika datang ke sepotong mesin yang rumit, seperti mobil, kesalahan terjadi. Namun, sebagai pelanggan, Anda layak untuk memperbaiki kesalahan itu. Tulis surat pengaduan sebagai cara formal untuk menyelesaikan konflik dengan perusahaan perbaikan mobil. Anda tidak perlu menjadi emosional atau dramatis untuk mendapatkan hasil yang Anda pantas. Fokus pada menjaga hubungan yang bersahabat dengan bisnis dengan bersikap objektif dan adil ketika mencari solusi.
Alamat surat kepada orang yang tepat. Mulailah dengan manajer toko dari lokasi yang Anda kunjungi. Jika Anda tidak menerima pemulihan dari manajer toko, cari manajer regional. Anda dapat menemukan struktur organisasi perusahaan dengan mengunjungi situs webnya atau dengan menelepon kantor pusat dan meminta informasi kontak manajer.
Mulailah surat Anda dengan meletakkan garis waktu acara. Secara terperinci, jelaskan apa yang terjadi, kapan itu terjadi dan kepada siapa Anda berbicara. Sebagai contoh: "Pada hari Jumat, 30 Juni, saya mengunjungi lokasi di 123 Maple Street. Setelah berbicara dengan rekanan penjualan Jim, saya setuju untuk mendapatkan penyetelan dan penggantian oli. Saya ditagih total $ 100."
Jelaskan masalahnya. Jadilah sejelas mungkin. Sebagai contoh: "Setelah meninggalkan toko, saya melihat suara gemerisik di bawah kap ketika mobil berhenti."
Beri tahu perusahaan apa yang Anda inginkan untuk memperbaiki situasi. Misalnya: "Saya ingin pengembalian dana penuh untuk layanan di toko Anda serta $ 45 yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan yang terjadi di toko Anda." Adil tentang obat yang Anda rekomendasikan. Jangan mencoba memperbaiki bemper depan Anda jika itu tidak terkait langsung dengan perbaikan yang Anda terima di toko.
Gunakan bahasa yang objektif. Saat menulis surat, jangan gunakan bahasa yang meradang. Jangan menghina staf atau perusahaan. Juga, jangan mengancam perusahaan atau staf. Nyatakan saja faktanya, dan obat yang menurut Anda adil.
Sertakan dokumentasi. Sertakan fotokopi faktur untuk pekerjaan yang Anda lakukan di toko. Sertakan gambar yang mendukung klaim Anda. Juga, jika Anda mengunjungi mekanik lain, dan mekanik baru dapat menuliskan bahwa layanan tersebut adalah hasil dari perbaikan sebelumnya yang salah, sertakan dokumentasi itu. Pastikan untuk menyertakan fotokopi, dan simpan dokumen asli di tempat yang aman.
Menjadi positif. Jika ada sesuatu yang Anda sukai tentang perusahaan, atau jika Anda memiliki sejarah menjadi pelanggan, sertakan informasi itu. Perusahaan lebih mungkin untuk menerima jika dapat membuat Anda sebagai pelanggan.
Sertakan informasi kontak Anda sehingga perusahaan dapat menghubungi Anda. Sertakan nomor telepon dan alamat email untuk respons paling cepat.
Kiat
-
Gunakan format surat bisnis saat menulis ke perusahaan.
