Ketika tiba saatnya untuk memperbarui kontrak dengan klien atau vendor, pertama-tama Anda perlu melakukan riset. Telusuri kontrak asli Anda dan catat apa pun yang perlu diubah atau menjadi usang. Anda mungkin ingin mengatur ulang ketentuan kontrak asli atau memperbarui harga dan detail penting lainnya. Kemudian, jika Anda masih ingin memperpanjang, saatnya menulis surat resmi untuk perpanjangan kontrak.
Apa yang harus ditinjau
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika melihat ke kontrak asli:
- Jangka waktu dan perpanjangan: Berapa lama durasi kontrak asli? Apakah pengaturan waktunya sesuai untuk bisnis Anda atau apakah Anda lebih suka kontrak yang lebih panjang atau lebih pendek kali ini?
- Tujuan / Hasil Kerja: Apakah tujuan dipenuhi dalam kontrak asli? Katakanlah ini adalah vendor yang seharusnya mengirim kopi ke kantor Anda setiap minggu. Apakah jumlah yang tepat dikirimkan tepat waktu setiap minggu?
- Harga: Harga kopi telah meningkat sejak kontrak awal dibuat. Karena Anda telah menjadi pelanggan yang andal, pertimbangkan untuk meminta harga yang sama atau diskon. Salah satu manfaat dari membangun hubungan kontraktual dengan vendor adalah peningkatan peluang untuk potongan harga.
- Vendor lain yang mungkin: Jika sudah waktunya untuk memperbarui kontrak, ini adalah kesempatan Anda untuk meneliti dan membandingkan tarif vendor lain. Anda mungkin senang dengan vendor Anda, tetapi jika Anda menemukan tarif yang lebih rendah di tempat lain, beralih vendor mungkin sepadan. Atau Anda dapat membawa harga vendor lain ke vendor Anda saat ini dan mereka mungkin memutuskan untuk menurunkan harganya.
Contoh Surat Pembaruan Kontrak
Surat perpanjangan kontrak bisa pendek dan singkat. Ini bukan kontrak itu sendiri, yang lebih lama dan akan membutuhkan lebih banyak pemikiran. Itu hanya surat yang meminta untuk diperbarui. Jadi, tujuannya hanya untuk membuka jalur komunikasi. Lay out seperti surat bisnis.
Nama dan alamat anda Tanggal Nama dan alamat vendor
Sayang x:
Nyatakan tanggal kontrak Anda ditandatangani dan catat kapan kontrak itu akan berakhir: Kontrak kami untuk pengiriman kopi di lokasi X, yang kami tandatangani pada 15 April 2017, akan berakhir pada 15 April tahun ini.
Mintalah untuk memperbarui dan meminta persyaratan baru: Kami tertarik untuk memperbarui kontrak ini tetapi memiliki beberapa permintaan. Kami ingin memperpanjang durasi kontrak menjadi dua tahun. Karena ekstensi ini dan dedikasi kami yang berkelanjutan untuk bisnis Anda, kami meminta diskon untuk pembayaran bulanan.
Minta rapat atau panggilan telepon: Untuk membahas persyaratan yang baru diusulkan ini, saya ingin duduk bersama minggu depan, jika memungkinkan. Mari kita memilah detailnya lalu menandatangani kontrak baru. Kami berharap dapat melakukan bisnis dengan Anda.
Hormat kami,
X
Selalu Tinjau Sebelum Anda Memperbarui
Perpanjangan kontrak adalah bagian penting dari menjalankan bisnis yang sukses. Sangat menggoda untuk memperbarui kontrak setiap tahun jika segala sesuatunya berjalan dengan lancar, tetapi selalu merupakan ide bagus untuk melihat dari dekat syarat dan meningkatkannya. Anda mungkin merasa seolah-olah Anda tidak punya waktu untuk melakukan ini dengan setiap kontrak, tetapi waktu yang Anda ambil untuk meninjau persyaratan Anda dengan setiap vendor akan terbayar dalam jangka panjang.
