Saat memberi tahu karyawan, pemasok, atau pemegang polis bahwa kontrak mereka tidak diperpanjang, Anda harus mengirim surat tidak diperpanjang. Menulis surat ini dengan bijaksana dan profesionalisme dapat memfasilitasi pemisahan yang damai, belum lagi menghemat waktu dan sakit hati. Ini adalah manuver yang agak rumit; surat yang tidak diperbarui harus seimbang antara posisi yang dinyatakan dengan tegas dan sensitivitas terhadap emosi penerima.
Nyatakan Tujuan Anda dengan Jelas
Nyatakan tujuan Anda dengan jelas. Ambiguitas dapat membuka pintu untuk kebingungan nantinya. Setelah menyatakan nama bisnis atau organisasi yang dimaksud, jelaskan bahwa pembaca tidak diperbarui. Untuk hal-hal yang lebih sensitif, seperti posisi kerja, surat itu harus mengikuti panggilan telepon atau pertemuan pribadi yang menjelaskan secara singkat alasan tidak diperpanjang.
Contoh:
Anda menerima surat ini karena saat ini Anda memberi kami layanan kopi bulanan untuk kantor kami sehingga kami harus membatalkan efektif bulan depan.
Berikan Backstory
Berikan alasan yang jujur untuk tidak memperbarui. Penerima Anda layak mendapatkan penjelasan yang valid untuk keputusan tersebut. Dalam banyak kasus, alasannya bisa sesederhana seperti perubahan kebijakan, pemotongan anggaran, atau pemutusan posisi secara rutin. Jika keputusan itu didasarkan pada kinerja yang buruk, katakan demikian dengan sebuah contoh. Hindari pernyataan yang menuduh atau terlalu menuduh; alih-alih, tetap tenang dan profesional. Pastikan Anda memiliki laporan kejadian khusus untuk mendukung pernyataan kesalahan atau kinerja buruk jika keputusan itu dipertanyakan.
Contoh:
Anda tidak diperbarui karena kinerja Anda dalam kapasitas kerja, terutama dalam hal ketepatan waktu dan komitmen terhadap pekerjaan.
Diskusikan Opsi yang Tersedia
Jelaskan opsi yang tersedia untuk penerima. Untuk perubahan kebijakan, berikan alternatif dan tanggal pemberhentian tertentu. Di tempat kerja atau kontrak pemasok tidak diperpanjang, sangat penting untuk tidak hanya memberikan kerangka waktu, tetapi instruksi yang berkaitan dengan sisa waktu liburan dan tanggung jawab. Ini juga merupakan kesempatan, jika Anda memilih, untuk memberi tahu penerima tentang proses banding yang tidak diperbarui. Berikan informasi kontak untuk orang yang bertanggung jawab atas proses itu atau tautan ke situs web yang sesuai untuk informasi lebih lanjut.
Contoh:
Harap perhatikan bahwa layanan Anda dengan kami akan berakhir efektif pada 1 Februari. Meskipun saat ini kami tidak membutuhkan layanan Anda, kami mungkin di masa mendatang saat anggaran kami bertambah, jadi pastikan untuk memeriksa kembali dengan kami di akhir tahun saat kami mengevaluasi kembali kebutuhan.
Hitungan Kesopanan
Menyopani. Dalam banyak kasus, non-pembaruan datang sebagai kejutan bagi penerima, dan itu bisa menjadi huruf yang sulit dibaca karena sering mewakili kehidupan besar atau perubahan pendapatan. Berterimakasihlah kepada karyawan, pemegang polis atau pemasok atas waktu dan kontribusi mereka untuk bisnis dan, jika perlu, ucapkan semoga mereka beruntung dalam upaya mereka di masa depan. Namun, jangan menyinggung keraguan atau keraguan tentang keputusan tersebut, karena hal ini dapat menyarankan kepada penerima bahwa ia harus menentang keputusan tersebut, atau bahkan membawanya ke pengadilan.
Contoh:
Terima kasih atas kontribusi berharga yang Anda buat untuk bisnis kami. Semoga Anda beruntung dalam usaha di masa depan.
Format Yang Tepat
Tanda tangani surat dengan nama dan posisi Anda. Berikan judul dan informasi kontak Anda sehingga penerima akan memahami wewenang Anda dalam keputusan dan akan dapat menghubungi Anda dengan pertanyaan. Jika Anda hanya melaporkan perubahan kebijakan, tambahkan bahwa non-pembaruan sesuai dengan kebijakan itu, dan lampirkan untuk referensi.
Pastikan untuk Membaca Cetakan Kecil
Jika Anda memiliki kontrak tertulis dengan orang atau layanan yang Anda pilih untuk tidak diperpanjang, pastikan untuk membaca cetakan kecil. Mungkin ada kekhususan tentang bagaimana dan kapan Anda dapat mengakhiri kontrak yang harus Anda ikuti sehingga Anda tidak mengalami pelanggaran situasi kontrak. Jika ini merupakan kontrak yang diperpanjang secara otomatis, seperti itu untuk layanan bulanan, tuliskan secara tertulis permintaan Anda untuk mengakhiri dan mengirimkannya ke departemen yang sesuai. Pastikan untuk memasukkan tanggal Anda ingin mengakhiri layanan. Terserah Anda jika Anda ingin memasukkan alasannya. Jika Anda tidak membatalkan sebelum periode perpanjangan, Anda mungkin akan terhenti dengan biaya terminasi, jadi catat tenggat waktu untuk membatalkan ketika Anda masuk ke dalam kontrak yang secara otomatis memperbarui.
