Ketika bisnis kecil Anda sedang naik daun, Anda tidak hanya akan menemukan diri Anda berenang dengan tanggung jawab dan kepuasan yang sama; Anda akan menemukan diri Anda mengarungi banyak jargon juga. Di antara istilah yang paling tidak menyenangkan adalah jenis yang berhubungan dengan pengeluaran bisnis - Anda tahu, istilah-istilah seperti pengeluaran modal, aset yang cukup besar, depresiasi, utang aman, dan pembiayaan utang.
Ketika seseorang mengumbar jargon bisnis mengatakan "pencairan uang tunai," artinya bermuara pada arus kas keluar sederhana. Dalam kebanyakan kasus - jika Anda ingin membuat hidup Anda lebih mudah - Anda bahkan bisa menyebutnya pembayaran, tetapi definisi yang tepat menjadi sedikit lebih spesifik dari itu.
Apa itu Pencairan Uang Tunai?
Jadi kita tahu pencairan kas adalah cash outflow atau pembayaran uang. Tapi apa yang mungkin mencakup luapan itu?
Pencairan uang tunai seringkali digunakan untuk pengeluaran operasional, barang dan jasa yang diperlukan untuk bisnis dan akun yang Anda bayarkan untuk melakukan kegiatan bisnis normal, tetapi mereka juga dapat membayar bunga pinjaman. Demikian pula, mereka dapat mengambil bentuk pembayaran dividen atau distribusi keuntungan kepada pemegang saham. Itu adalah pukulan yang luas, tetapi dalam bisnis kecil sehari-hari, beberapa jenis pembayaran tunai yang paling umum adalah pengeluaran kas kecil dan bahkan pengembalian uang kepada pelanggan yang dibuat langsung dari mesin kasir.
Meskipun kedengarannya seperti sebuah oxymoron yang diberi istilah itu sendiri, pembayaran tunai tidak harus berbentuk uang kertas; pembayaran tunai juga dapat dibayarkan dalam plastik, cek atau transfer dana elektronik.
Proses Pencairan Uang Tunai
Biasanya, bisnis menggunakan sistem hutang dagang (termasuk berbagai jenis perangkat lunak hutang dagang yang sering digunakan oleh usaha kecil) untuk membagikan pembayaran tunai. Demikian juga, sistem penggajian bisnis Anda dapat melakukan pembayaran tunai. Beberapa bisnis dapat melakukan outsourcing proses pencairan kas ke bank mereka.
Di ujung lain dari spektrum, pembayaran tunai dapat dengan mudah dibayarkan melalui kas kecil dari satu tangan ke tangan lain. Kas kecil biasanya digunakan oleh karyawan untuk melakukan pembelian kecil yang terkait dengan bisnis seperti perlengkapan kantor kecil, makan siang dengan klien atau perjalanan Lyft ke lokasi kerja. Ini adalah jenis pembelian minor yang tidak perlu menulis cek atau melakukan transfer dana elektronik.
Lindungi Diri Anda dengan Prosedur Kontrol
Sementara pengeluaran kas kecil semudah menampar sejumlah uang ke tangan karyawan, mereka membutuhkan prosedur kontrol seperti mencairkan uang tunai melalui cek atau transfer bank. Istilah "prosedur kontrol" mungkin terdengar sedikit mengintimidasi, tetapi dalam kasus ini, itu hanya berarti bahwa Anda harus mencatat pengeluaran kas bisnis Anda secara konkret, menyimpan catatan melalui jurnal pengeluaran fisik atau perangkat lunak akuntansi digital (atau keduanya). Ini memberi Anda jejak kertas dan membantu mengamankan data akuntansi bisnis Anda datang musim pajak, sambil membantu Anda melacak anggaran Anda sepanjang tahun.
Untuk kas kecil, pastikan bahwa penerima mendapatkan tanda terima untuk setiap pembelian bisnis yang dilakukan dan simpan tanda terima itu di samping voucher kas kecil yang merinci nama pemboros dan deskripsi pembelian. Secara umum, apakah diajukan secara digital atau dengan cara analog jadul, setiap pencairan uang tunai harus dilakukan bersama dengan laporan termasuk informasi seperti jenis pengeluaran, tanggal, jumlah, penerima pembayaran, bentuk pembayaran dan memo yang menggambarkan hal-hal lain yang relevan detail. Jika Anda membayar pencairan tunai sebagai pembayaran dividen, catat di jurnal atau perangkat lunak Anda sebagai pengurangan ekuitas perusahaan. Demikian pula, pengembalian uang tunai yang dilakukan dari kasir harus dicatat sebagai pengurangan penjualan.
Yang terbaik adalah menyimpan catatan pengeluaran uang selama tujuh tahun untuk memaksimalkan perlindungan Anda dalam hal audit pajak. Tentu, ini mungkin membutuhkan sedikit ruang kantor (atau ruang hard drive, atau penyimpanan cloud), tapi itu lebih dari nilainya beratnya dalam ketenangan pikiran.
