Karyawan yang membayar biaya bisnis yang disetujui dari dana mereka sendiri biasanya dapat mengharapkan penggantian dari majikan mereka. Untuk memfasilitasi penggantian dan menjamin bahwa biaya dipesan secara akurat di dalam buku besar perusahaan, karyawan diharapkan untuk menyerahkan laporan terperinci dari semua biaya yang dikeluarkan sendiri.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Printer komputer
-
(opsional) Templat Laporan Biaya Perusahaan
Jika perusahaan Anda menyediakan templat laporan pengeluaran, akses dan ikuti arahannya.
Jika tidak, kumpulkan tanda terima Anda, dan tempatkan dalam urutan kronologis. Juga cantumkan semua pengeluaran yang Anda tidak memiliki kwitansi, seperti jarak tempuh mobil dan biaya tak terduga seperti koran dan minuman yang dibeli dari mesin penjual otomatis hotel.
Jika Anda membuat laporan sendiri tanpa templat yang disediakan perusahaan, gunakan spreadsheet komputer. Buat template dan salin ke lembar kerja baru untuk setiap laporan baru yang Anda siapkan. Setiap tajuk lembar harus mencatat nama Anda, nama departemen dan kode, dan periode yang dicakup oleh laporan. Di bawah informasi ini, templat Anda harus memiliki setidaknya lima kolom, tajuk Tanggal, Penerima Pembayaran, Maksud atau Deskripsi, dan Jumlah. Bergantung pada kebijakan perusahaan Anda, Anda mungkin perlu menambahkan kolom tambahan untuk informasi seperti kode akuntansi, peserta rapat, dan sebagainya.
Buat daftar pengeluaran Anda pada lembar Anda dalam urutan tanggal menggunakan kwitansi Anda dan daftar sebagai sumber. Persiapkan satu laporan per periode - baik mingguan, dua bulanan, bulanan atau lainnya, biasanya ditentukan dalam kebijakan perusahaan Anda. Jika Anda memiliki beberapa kwitansi selama satu hari, ada baiknya Anda mengelompokkannya berdasarkan jenis pengeluaran, seperti biaya makan dan biaya parkir.
Jika Anda menerima tunjangan flat-rate untuk tujuan apa pun, masukkan di barisnya sendiri di bagian bawah laporan, setelah biaya yang diterima.
Jika Anda diganti untuk jarak tempuh yang Anda pasang pada kendaraan pribadi Anda, Anda harus menyimpan catatan mobil dan mentransfer jarak tempuh ke laporan pengeluaran Anda setiap hari atau setiap minggu, sesuai dengan kebijakan perusahaan. Masukkan jarak tempuh pada barisnya sendiri sebagai item pengeluaran terpisah. Masukkan kata "Personal Auto Mileage" di kolom Penerima pembayaran, mil dan tarif per-mil di kolom Deskripsi (mis., "275 miles @ 58 sen / mil"), dan jumlah yang akan diganti dalam kolom Jumlah. Perhatikan bahwa setiap perusahaan memiliki tingkat penggantian mileage sendiri.
Ketika semua biaya dimasukkan, totalkan sebagai item terakhir di kolom jumlah. Jika Anda menerima uang muka untuk menutup pengeluaran, kurangi jumlah itu dari total pengeluaran Anda. Ini adalah jumlah yang harus diganti untuk Anda.
Pemberi kerja yang berbeda memiliki kebijakan yang berbeda tentang cara mengirim tanda terima. Anda mungkin meminta Anda mengirimkan kwitansi asli, atau Anda mengirimkan pindaian atau fotokopi. Anda mungkin perlu referensi silang sehingga orang yang menangani penggantian Anda lebih mudah menyesuaikan biaya dengan kwitansi. Jika Anda mengajukan klaim untuk penggantian mileage, Anda juga harus mengirimkan salinan log otomatis untuk periode tersebut.
Kirimkan laporan pengeluaran Anda dalam formulir, dan disertai dengan tanda terima, sesuai dengan kebijakan majikan Anda. Kirimkan hanya lembar kerja yang berisi pengeluaran minggu ini, bukan seluruh file lembar kerja dengan templat kosong dan banyak minggu pengeluaran.
Kiat
-
Kapan pun memungkinkan, bayar biaya yang dapat diganti dengan kartu kredit yang Anda gunakan hanya untuk pengeluaran semacam itu. Ini akan membantu Anda melacak pengeluaran bisnis yang dapat diganti dan merekonsiliasi pembayaran mereka.
Hindari mencampuradukkan pengeluaran bisnis dan pribadi pada kwitansi yang sama.
Periksa dua kali semua laporan dan sesuaikan penerimaan pengeluaran dengan jumlah yang diklaim pada laporan. Banyak kesalahan terjadi ketika orang yang terburu-buru melalui tugasnya mentransfer jumlah yang salah dari kwitansi ke laporan pengeluaran.
Selalu periksa dengan departemen HR, penggajian, atau departemen akuntansi Anda untuk mendapatkan panduan tentang penggantian biaya secara akurat dan tepat waktu.
Peringatan
Jangan pernah berbohong tentang pengeluaran. Ini mencuri dari perusahaan dan dapat mengakibatkan konsekuensi yang merugikan seperti penghentian atau penuntutan pidana.
Tanyakan kepada majikan Anda untuk batasan apa pun yang bisa Anda dapatkan penggantiannya. Tidak setiap makan mungkin dapat dikenakan biaya, dan Anda mungkin tidak dapat membiayai hal-hal seperti alkohol, drycleaning atau parkir valet. Majikan Anda harus memiliki pedoman tentang apa yang dapat dan tidak dapat diganti.
Bayar hanya untuk pengeluaran bisnis Anda sendiri yang disetujui - jangan membayar pengeluaran orang lain kecuali Anda memiliki otoritas untuk melakukannya. Juga hindari membayar biaya karyawan lain yang mendapat penggantian biaya.
