Akuntansi akan mudah jika Anda hanya mengurangi laporan keuangan menjadi beberapa baris: uang dibuat bulan ini, uang dibelanjakan, inilah yang tersisa dan ini adalah nilai aset kami. Sederhana, tetapi tidak terlalu informatif. Sementara beberapa prinsip akuntansi rumit, klasifikasi akun adalah dasar: Dengan membuat akun berbeda untuk berbagai jenis hutang, pendapatan dan aset, akuntansi memberikan lebih banyak informasi tentang perusahaan. Itu membuat buku besar dan laporan keuangan lebih bermanfaat bagi eksekutif, investor dan pemberi pinjaman.
Rekaman dalam Akuntansi
Dalam akuntansi, setiap transaksi, dari membeli kertas fotokopi hingga menjual inventaris senilai $ 1 juta, masuk ke buku besar perusahaan. Arti pencatatan dalam akuntansi adalah bahwa mencatat transaksi membuat segala sesuatu menjadi akurat. Manajemen perusahaan dapat melihat bagaimana kinerja perusahaan dan apakah itu menghasilkan lebih dari yang dihabiskannya. Investor dan pemberi pinjaman dapat meninjau buku dan laporan keuangan dan memutuskan apakah perusahaan dapat dipercaya dengan uang mereka.
Cara paling sederhana untuk mencatat transaksi adalah dengan menuliskannya ke dalam jurnal akuntansi, menyesuaikan klasifikasi akun yang berbeda. Jika, katakanlah, pelanggan yang berutang $ 500 kepada Anda membayar tagihan, yang memengaruhi dua kelas, piutang dagang (sekarang $ 500 lebih kecil) dan uang tunai ($ 500 lebih besar). Memasukkan setiap transaksi saat itu terjadi membutuhkan waktu dan meningkatkan kemungkinan kesalahan. Dengan perangkat lunak akuntansi, pemegang buku hanya dapat merekam dalam perangkat lunak ketika perusahaan menerima faktur vendor atau cek gaji keluar. Perangkat lunak kemudian secara otomatis mendebit atau mengkreditkan klasifikasi akun yang sesuai.
Klasifikasi akun membuat akuntansi lebih rumit, tetapi juga lebih informatif dan terperinci. Dalam beberapa hal, itu membuat akuntansi lebih sederhana. Misalkan Anda telah membeli perpustakaan lengkap perangkat lunak komputer untuk komputer perusahaan. Semua perangkat lunak adalah aset tetap dan tidak berwujud. Ketika Anda mengklaim penyusutan atas kehilangan nilai perangkat lunak karena usia, semua perangkat lunak harus didepresiasi dengan laju yang kira-kira sama. Merekam semua program dalam satu klasifikasi aset membuatnya mudah untuk menerapkan penyusutan ke seluruh kelas.
Klasifikasi Akun
Klasifikasi akun Anda menggabungkan keuangan Anda ke dalam berbagai kategori dalam buku besar dan laporan keuangan Anda. Memecah catatan Anda menjadi beberapa klasifikasi besar.
- Akun aset: Daftar ini mencakup properti dan peralatan bisnis, dari tanah hingga uang tunai, paten, dan lainnya.
- Akun liabilitas: Ini termasuk uang yang terhutang perusahaan Anda tetapi belum membayar, seperti hutang, hipotek, pinjaman, dan tagihan lain yang belum dibayar.
- Akun modal atau ekuitas pemilik: Ini adalah kepemilikan saham yang dimiliki pemilik, pemilik atau pemegang saham dalam bisnis. Taruhan naik dan turun dengan nilai aset dan jumlah utang.
- Penarikan akun: Ini mencakup uang yang diambil oleh pemilik bisnis untuk penggunaan pribadi. Ini termasuk akun penarikan dalam kemitraan dan akun dividen di perusahaan.
- Akun pendapatan: Ini melaporkan dan melacak pendapatan dari penjualan barang atau jasa. Mereka juga termasuk pendapatan yang tidak beroperasi seperti pendapatan dari pinjaman atau investasi.
- Rekening pengeluaran: Ini termasuk gaji, sewa, upah, persediaan, dan pengeluaran lainnya.
Klasifikasi akun dapat lebih detail. Klasifikasi aset, misalnya, memecah akun aset menjadi beberapa subkategori:
- Kas: Ini termasuk uang yang ada di rekening giro, rekening deposito dan kas kecil perusahaan.
- Piutang: Kecuali Anda menjalankan akuntansi secara ketat berdasarkan uang tunai, Anda melaporkan uang saat Anda mendapatkannya, bukan ketika Anda menerimanya. Katakanlah Anda menjual inventaris senilai $ 1.500 kepada pelanggan, tetapi Anda memberi mereka 30 hari untuk membayar. Anda melaporkan $ 1.500 segera setelah Anda mendapatkannya. Ini diklasifikasikan sebagai pendapatan pada laporan laba rugi dan piutang (aset) di neraca.
- Inventaris: Kategori ini mencakup barang untuk dijual, barang setengah jadi dan bahan baku.
- Aset tetap: Klasifikasi aset ini mencakup barang-barang yang Anda beli yang tidak dapat dengan mudah diubah menjadi kas sesuai dengan cara inventaris itu. Aset tersebut disimpan untuk jangka panjang, tidak seperti, katakanlah, perlengkapan kantor. Contoh aset tetap termasuk komputer, mobil, perabotan, bangunan, dan tanah.
Klasifikasi juga memisahkan aset ke dalam kategori saat ini dan jangka panjang. Aset lancar adalah aset yang akan digunakan di tahun mendatang. Aset jangka panjang bertahan lebih dari 12 bulan ke depan. Akuntan juga mengklasifikasikan aset berwujud dan tidak berwujud secara terpisah. Aset berwujud meliputi barang fisik seperti truk, printer 3D, dan inventaris. Aset tidak berwujud adalah properti nonfisik seperti paten, hak cipta, dan itikad baik pelanggan.
Klasifikasi dan Laporan Keuangan
Arti lain dari pencatatan dalam akuntansi adalah bahwa data yang dicatat dalam buku besar akhirnya menjadi dasar dari laporan keuangan. Tiga laporan keuangan mengkonsolidasikan catatan keuangan perusahaan dengan cara yang berbeda dan mengklasifikasikan akun dengan cara yang berbeda.
Neraca memiliki tiga kelas akuntansi besar: aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik, yang tersisa setelah mengurangi kewajiban dari aset. Klasifikasi akun biasanya membaginya lebih lanjut, ke dalam item-item seperti laba ditahan, piutang, liabilitas jangka pendek, dan liabilitas jangka panjang. Anda tidak diharuskan untuk menggunakan setiap klasifikasi aset yang mungkin atau klasifikasi kewajiban di neraca. Jika, katakanlah, perusahaan Anda tidak pernah memiliki aset tidak berwujud, Anda tidak perlu menulis "Aset tidak berwujud: $ 0" untuk menunjukkan ini. Dengan membandingkan aset dan liabilitas perusahaan, neraca memberikan gambaran tentang kesehatan keuangan bisnis.
Laporan laba rugi menunjukkan profitabilitas: Berapa banyak pendapatan yang dihasilkan perusahaan setiap bulan? Klasifikasi pada laporan laba rugi termasuk pendapatan penjualan, harga pokok penjualan dan pendapatan bukan operasi. Pendapatan yang tidak beroperasi dapat dibagi ke dalam kelas-kelas seperti pendapatan bunga, sewa dan dividen. Memecah klasifikasi pendapatan dengan cara ini membedakan antara pendapatan yang diperoleh dari lini bisnis Anda dan pendapatan yang diperoleh dari investasi yang baik. Siapa pun yang berpikir untuk memasukkan uang ke perusahaan Anda ingin tahu apakah produk atau jasa Anda menghasilkan uang, jadi ada baiknya membedakan pendapatan itu dari sumber lain.
Bisnis yang hanya mencatat transaksi tunai tidak memerlukan laporan arus kas. Bisnis yang menggunakan akuntansi berbasis akrual memerlukannya karena laporan laba rugi mencatat penjualan dan pembelian, bukan pembayaran tunai. Melacak berapa banyak uang tunai yang bergerak masuk dan keluar dari perusahaan menunjukkan apakah perusahaan memiliki cukup uang untuk melakukan pembayaran pinjaman atau membayar gaji. Jika uang yang mengalir secara signifikan lebih kecil dari pendapatan, ada kemungkinan perusahaan tidak melakukan pekerjaan mengumpulkan piutang dengan baik. Klasifikasi arus kas termasuk kas dari investasi, kas dari operasi dan kas dari pembiayaan.
Klasifikasi akun dalam buku besar membantu departemen akuntansi membuat laporan keuangan. Jika penjualan dan pembelian aset telah dicatat dengan benar, hal itu memudahkan untuk melihat klasifikasi aset yang perlu Anda laporkan di neraca.
Bagan akun adalah bagian penting dari konversi buku besar ke dalam laporan keuangan. Bagan adalah daftar semua akun yang digunakan dalam buku besar, mengidentifikasi setiap akun dengan nomor. Perangkat lunak akuntansi Anda menggunakan bagan untuk mengidentifikasi akun-akun seperti pendapatan, saham biasa, uang tunai dan depresiasi yang harus dimasukkan dalam pembuatan neraca.
Saat Anda membuat bagan untuk akun Anda, aturlah sehingga Anda tidak perlu mengubahnya selama beberapa tahun. Jika, katakanlah, Anda tidak memiliki bangunan tetapi berencana untuk membeli satu tahun depan, ada baiknya menyertakan kelas aset itu dalam bagan. Jangan sertakan kelas yang Anda tidak memiliki rencana untuk digunakan. Jika bisnis Anda menyediakan layanan dan tidak memiliki inventaris, misalnya, tidak ada gunanya memasukkan klasifikasi inventaris dalam bagan. Jika Anda memiliki akun yang hanya memasukkan sedikit, lihat apakah Anda dapat memasukkannya ke dalam kelas akun lain. Itu akan menjaga grafik agar tidak terlalu rumit.
