Informasi pribadi yang dicatat pada formulir yang telah diisi W-9 diperlukan untuk pemrosesan penggajian dan pelaporan pembayaran ke Internal Revenue Service. Sebagai praktik terbaik, minta W-9 yang telah diisi pada hari kerja pertama karyawan Anda dan kirim permintaan W-9 ke kontraktor baru. Jika kontraktor tidak mau mematuhinya, kirim surat formal dengan permintaan yang menyenangkan tetapi tegas untuk formulir yang sudah diisi.
Bentuk Dasar-Dasar W-9
Formulir W-9 adalah dokumen IRS yang merinci nama, alamat, klasifikasi pajak federal, dan nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pemberi kerja. IRS tidak mengamanatkan bahwa bisnis menyimpan W-9 di file. Namun, bisnis diharuskan untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi pribadi yang tercantum pada formulir untuk semua karyawan dan untuk kontraktor mereka membayar lebih dari $ 600 per tahun. Mengumpulkan W-9 adalah cara mudah untuk melakukan itu. Karena itu, perusahaan harus memiliki W-9 pada file untuk setiap karyawan dan kontraktor.
Meminta W-9
Untuk memastikan Anda mengumpulkan W-9 dari semua karyawan, masukkan formulir W-9 dalam dokumen wajib hari pertama untuk karyawan baru. Mewajibkan karyawan baru untuk menyelesaikan semua dokumen di situs dan mengembalikannya ke perwakilan sumber daya manusia pada akhir hari pertama.
Saat Anda memperoleh kontraktor atau vendor baru, lampirkan Formulir W-9 dengan kontrak awal. Dalam surat permintaan W-9, minta vendor Anda untuk mengisi dan mengembalikan formulir sesegera mungkin. Pertimbangkan menerapkan kebijakan untuk hanya membayar vendor dengan W-9 yang valid pada file, dan perhatikan kebijakan ini dalam surat permintaan.
Menindaklanjuti
Jika Anda kesulitan mendapatkan W-9 yang diselesaikan dari karyawan atau kontraktor mana pun, komunikasikan dengan tegas tetapi tegas bahwa W-9 diperlukan sebelum pembayaran dapat dilakukan. Jelaskan kepada karyawan bahwa informasi pada formulir diperlukan untuk memproses penggajian dan mengeluarkan gaji mereka. Jika vendor tidak mengembalikan W-9 dalam satu atau dua minggu, kirim surat permintaan kedua untuk menindaklanjutinya. Jika Anda memiliki kebijakan yang terdokumentasi, ingatkan vendor bahwa Anda tidak dapat membayarnya tanpa formulir di file. IRS mengharuskan Anda membuat permintaan resmi untuk W-9, jadi simpan salinan surat ini pada file.
Tidak W-9
Jika Anda tidak memiliki W-9 untuk vendor pada akhir tahun, Anda masih perlu melaporkan pembayaran ke IRS. Isi dan kirim Formulir 1099-MISC untuk kontraktor dan biarkan nomor jaminan sosial kosong. IRS akan merespons dengan pemberitahuan bahwa nomor tersebut hilang, yang harus Anda teruskan ke kontraktor bersama dengan pemberitahuan pemotongan cadangan dan salinan W-9 lainnya. Anda diwajibkan untuk memotong pajak dari pembayaran di masa mendatang kepada kontraktor ini - saat ini, tingkat pemotongan 28 persen - dan kontraktor akan dikenakan biaya $ 50 dari IRS.
