Komunikasi yang baik dengan vendor perusahaan Anda sangat penting untuk menjaga rantai pasokan yang berfungsi dengan baik. Ketika bisnis Anda pindah, Anda ingin memastikan semua pemasok Anda diberitahu dan punya waktu untuk memperbarui informasi kontak dan pengiriman. Surat perubahan alamat tidak sulit dipersiapkan, tetapi Anda perlu melakukan sedikit perencanaan. Hindari meninggalkan tugas ini sampai menit terakhir.
Kompilasi milis komprehensif vendor perusahaan Anda. Mulailah membuat daftar setidaknya enam minggu sebelum tanggal efektif relokasi bisnis, sehingga Anda dapat mengirimkan perubahan surat alamat lebih awal. Anda mungkin perlu mengirim lebih dari satu huruf dalam beberapa kasus. Misalnya, vendor mungkin memiliki departemen pemesanan dan pengiriman yang terpisah dari kantor penagihannya. Anda harus memberi tahu keduanya.
Masukkan informasi perubahan alamat hanya di badan surat kepada vendor. Gunakan kop surat perusahaan Anda atau letakkan alamat Anda saat ini dan informasi kontak dalam salam atau penutupan surat mengikuti format surat bisnis Anda yang biasa.
Beri tahu vendor bahwa bisnis Anda pindah pada paragraf pertama surat dan berikan tanggal perubahan. Langkah sebenarnya mungkin memakan waktu beberapa hari, jadi berikan tanggal pasti korespondensi dan pengiriman harus dikirim ke alamat baru. Jelaskan mengapa perusahaan bergerak. Misalnya, memberi tahu pemasok bahwa perusahaan sedang berkembang dan membutuhkan fasilitas yang lebih besar membuat mereka tahu apa yang terjadi dengan cara yang menciptakan kesan yang menguntungkan. Jika akan ada periode di mana operasi ditutup, sebutkan tanggal bisnis akan ditutup.
Masukkan alamat jalan baru bisnis di paragraf kedua. Jika alamat surat akan berbeda dari alamat jalan, sertakan juga. Berikan informasi kontak lain yang berubah, seperti nomor telepon. Kirim surat perubahan alamat setidaknya tiga minggu sebelum pindah sehingga vendor punya waktu untuk memperbarui catatan mereka. Terakhir, berikan nomor telepon atau alamat email bagi vendor untuk mengajukan pertanyaan jika perlu.
Kiat
-
Tindak lanjuti surat Anda dengan email yang meminta konfirmasi bahwa surat perubahan alamat diterima dan mengingatkan vendor tentang relokasi yang akan datang. Anda mungkin ingin memposting perubahan alamat di situs web Anda dan halaman media sosial juga. Berikan alamat web situs-situs ini dalam surat dan email.
