Sebagian besar hotel menjalankan audit malam, atau menyeimbangkan cek buku besar tamu mereka.Cek ini selesai untuk memastikan keakuratan akun tamu, untuk memverifikasi transaksi keuangan hari itu dan untuk melacak persentase hunian dan pendapatan kamar serta untuk mengetahui tamu mana yang akan memeriksa pada hari berikutnya. Audit malam dapat dilakukan secara manual atau elektronik, dan ada banyak langkah dalam prosedur keseluruhan.
Lengkapi Posting Biaya Luar Biasa
Auditor malam bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua transaksi tamu dari hari itu dibebankan dengan benar dan diposting ke akun tamu. Biaya ini harus diposting ke tanggal yang akurat, atau kebingungan dan perbedaan mungkin timbul ketika tamu check-out. Beberapa contoh biaya jenis ini termasuk biaya layanan kamar, biaya telepon atau layanan Internet, biaya dry-cleaning, biaya mini-bar atau biaya parkir valet.
Rekonsiliasi Status dan Tarif Kamar
Setelah meninjau laporan hunian hari itu dan laporan status rumah tangga, yang diselesaikan setiap pagi, auditor malam harus merekonsiliasi perbedaan apa pun antara dua laporan untuk mengetahui status hunian kamar hotel yang sebenarnya. Dia kemudian membandingkan catatan registrasi tamu dengan laporan kamar untuk memastikan bahwa tarif yang dibebankan atau dikutip cocok. Sebagai contoh, beberapa tamu dapat dikutip diskon kamar perusahaan pada saat check-in, tetapi sistem reservasi mendaftarkannya sebagai tarif standar.
Verifikasi Tidak Ada Acara
Ketika tamu memiliki reservasi tetapi tidak pernah check-in, mereka dianggap tidak hadir. Auditor malam harus memeriksa informasi ini di sistem front office untuk memastikan bahwa pemesanan rangkap dihapus, tagihan yang tidak muncul dikenakan biaya dan kamar-kamar ditandai tersedia. Dia juga harus membuat catatan dalam sistem bahwa pelanggan tidak muncul sehingga tidak ada masalah ketika tidak muncul dikenakan biaya.
Tarif dan Pajak Kamar Pos
Proses audit malam ini biasanya jauh lebih mudah dengan sistem otomatis. Auditor malam hanya memposting, atau membuat biaya untuk, tarif malam kamar aktual dan pajak yang berlaku untuk semua kamar yang ditempati. Setelah mengkonfirmasikan tarif dan pajak, auditor malam membuat tarif kamar dan laporan pajak.
Pembuatan Laporan
Auditor malam membuat beberapa laporan selain tarif kamar dan laporan pajak. Ini termasuk laporan operasi harian, laporan departemen terpisah dan laporan saldo tinggi. Laporan operasi harian terdiri dari ringkasan semua bisnis hari ini dan mencakup perincian seperti pendapatan keseluruhan, transaksi tunai front office, statistik operasi, dan piutang. Laporan departemen yang terpisah mencakup semua transaksi dari departemen hotel lainnya, seperti restoran atau bar di tempat, layanan kamar, dan area hotel lainnya. Laporan saldo tinggi hanya mengidentifikasi tamu yang mungkin hampir mencapai batas kredit akun mereka.
Prosedur Terakhir
Auditor malam membandingkan pembayaran tunai dan pembayaran, menyeimbangkan register dan kemudian menciptakan voucher setoran tunai untuk bank. Dia kemudian mencadangkan sistem komputer hotel untuk memastikan semua informasi disimpan. Prosedur terakhir adalah mendistribusikan semua laporan dan informasi kepada pihak yang sesuai, seperti manajer umum, manajer meja depan dan layanan kamar atau manajer restoran.
