Baik Anda mengadakan retret perusahaan, konvensi, atau acara khusus lainnya, pembicara tamu dapat menawarkan perspektif baru kepada audiens Anda dan manfaat keahlian. Daftar periksa dapat membantu mengatur pengaturan sehingga semuanya berjalan dengan lancar. Demi organisasi, pisahkan daftar periksa menjadi bidang: perjalanan, keuangan, teknologi, alamat, dan kebutuhan pembicara. Tuan rumah dan pembicara dapat membuat daftar periksa dalam kategori ini untuk memastikan acara tidak memiliki komplikasi.
Agenda Perjalanan
Pembicara tamu, baik yang berbayar atau sukarelawan, biasanya harus melakukan perjalanan ke pertunangan berbicara. Ini dapat melibatkan rencana perjalanan besar, seperti tiket pesawat dan hotel, atau naik mobil sederhana. Terserah organisasi tuan rumah untuk membuat pengaturan. Cari tahu dari mana pembicara berasal, jenis transportasi apa yang akan dia butuhkan dan kesukaannya untuk waktu kedatangan dan keberangkatan.Juga, dapatkan informasi yang terkait dari pembicara, seperti tanggal lahir, yang diperlukan untuk beberapa pemesanan. Kemudian, daftar periksa harus mencakup pemesanan perjalanan - memesan hotel jika perlu dan mengatur transportasi darat seperti mobil. Tambahkan catatan untuk mengonfirmasi semua pengaturan beberapa hari sebelum pertunangan. Daftar periksa pembicara harus mencakup pemberian informasi dan informasi detail kepada tuan rumah.
Pengaturan Keuangan
Item-item pada daftar tuan rumah harus mencakup konfirmasi bahwa pembayaran dilakukan kepada pembicara. Seringkali, pembicara dibayar sebagian sebelum acara sebagai jenis pengikut dan sebagian setelah berhasil menyelesaikan pertunangan. Jika ini masalahnya, buat dua item daftar periksa agar Anda tidak lupa. Daftar periksa keuangan pembicara harus mencakup memberikan informasi yang relevan kepada tuan rumah, seperti alamat atau nomor akun untuk setoran langsung, serta memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan.
Kebutuhan Teknologi
Banyak pembicara tamu menggunakan teknologi sebagai bagian dari alamat mereka. Pembicara tamu harus membuat daftar semua yang mereka butuhkan - termasuk laptop, overhead proyektor dan layar, kabel, pointer, mikrofon, dan sebagainya. Tuan rumah harus meminta informasi ini dan menambahkan barang-barang praktis, seperti kabel listrik, laptop cadangan, dan orang teknis yang ada untuk mengatasi masalah.
Pidato dan Materi
Organisasi tuan rumah harus memperjelas apa yang mereka cari dari pembicara. Ini mungkin termasuk topik khusus untuk diatasi, atau detail yang lebih praktis, seperti panjang alamat. Buat daftar semuanya dan kirimkan ke pembicara. Untuk pembicara, daftar periksa ini harus mencakup penyelesaian dan pengeditan alamat. Pembicara juga harus memeriksa membuat salinan duplikat dari pidato dan materi pendukung, seperti PowerPoint. Tuan rumah dan pembicara harus bekerja sama sebelumnya untuk menentukan apakah pembicara akan memberikan salinan alamat sebelumnya, mungkin untuk media atau untuk penerjemah bahasa isyarat.
Peduli Pembicara
Bagian daftar periksa ini adalah untuk tuan rumah, bukan pembicara. Pembicara Anda harus diperlakukan sebagai VIP untuk acara tersebut. Tetapkan seseorang untuk bertindak sebagai penghubung dan penangan bagi pembicara, dan berikan informasi kontak kepada orang yang ditugaskan kepada pembicara. Pada hari acara, pastikan bahwa pawang tahu di mana harus menyapa pembicara dan memberikan pembaruan yang diperlukan untuk acara dan detail penting. Pawang juga harus memperkenalkan pembicara kepada orang-orang penting dalam organisasi. Tambahkan item ke daftar periksa yang memastikan kenyamanan pembicara selama acara, seperti botol air di podium. Terakhir, tambahkan item daftar periksa untuk mengingatkan diri Anda untuk berterima kasih kepada pembicara setelah acara - mungkin dengan catatan tulisan tangan atau karangan bunga - dan untuk menyelesaikan pembayaran.
