Apakah Anda menyelenggarakan retret bisnis, mengadakan pesta untuk organisasi amal atau mengadakan konferensi politik, menunjukkan rasa hormat dan kebaikan kepada semua tamu Anda memastikan acara Anda sukses. Namun, menyambut tamu terhormat membutuhkan perencanaan dan perhatian lebih. Dari etiket makan malam hingga pidato pengantar hingga akomodasi, penting untuk membantu tamu Anda merasa nyaman, dihormati, dan dihargai. Pada saat yang sama, bahkan tamu-tamu terhormat dapat ditunda dengan kesedihan atau tekanan konstan untuk mengesankan. Rencanakan acara Anda sehingga tamu Anda memiliki waktu untuk bersantai dan mengisi ulang antara rapat, jamuan, dan sesi.
Sambut tamu Anda secara pribadi. Apakah Anda bertemu dengan tamu terhormat di bandara atau hanya sebelum pertemuan bisnis formal, sambut dia dengan jabat tangan yang ramah dan pengantar singkat. Lanjutkan untuk memperkenalkan salah satu karyawan pendamping Anda ke tamu Anda. Misalnya, Anda mungkin berkata, “Ms.Tamu Penting, saya ingin memperkenalkan Anda kepada perwakilan iklan organisasi kami, Tn. Jack Jackson."
Hadirkan tamu Anda dengan agenda acara yang menguraikan waktu dan lokasi rapat, makanan yang diatur, kegiatan kelompok, dan waktu henti. Biasakan tamu Anda dengan fasilitas pertemuan atau acara, terus memperkenalkannya kepada rekan kerja yang Anda temui selama proses tersebut.
Buat tamu Anda senyaman mungkin. Jika acara Anda membutuhkan akomodasi bermalam, siapkan kamar sebelumnya. Sediakan salinan agenda acara di ruangan itu, serta informasi kontak untuk Anda dan perencana acara lainnya. Selain itu, pastikan ruang rapat Anda bersih, teratur, dan ditandai dengan baik.
Ikuti etiket tempat duduk untuk pesta makan malam formal. Tamu terhormat Anda harus duduk di sebelah kanan tuan rumah. Kartu tempat dapat digunakan untuk mengidentifikasi pengaturan tempat duduk untuk tamu.
Tulis dan laksanakan pidato singkat namun profesional untuk memperkenalkan tamu terhormat Anda jika dia dijadwalkan untuk berbicara di rapat, makan siang, atau makan malam. Jika tidak, sambut tamu Anda dengan sambutan singkat yang mengaitkan posisi atau kehormatannya pada pertemuan atau acara apa pun di mana ia menjadi peserta. Untuk pidato pengantar, Anda perlu mempersiapkan sebelumnya, mengembangkan sketsa biografi singkat pembicara Anda dengan meneliti kredensial, prestasi dan kehormatannya. Pidato pengantar harus membahas topik yang dibahas, relevansi topik dan tinjauan singkat tentang kredensial pembicara. Simpan namanya untuk yang terakhir, baik untuk membangun momentum dan sebagai isyarat bagi penonton untuk menyambut tamu.
