Cara terbaik untuk meminta sumbangan untuk organisasi Anda adalah dengan bertanya kepada orang-orang secara pribadi. Jika Anda tidak dapat mengirim pekerja untuk berdiri di depan supermarket lokal atau pergi dari rumah ke rumah, pilihan terbaik Anda berikutnya adalah menulis surat yang menjelaskan tujuan Anda dan secara pribadi meminta sumbangan. Seperti halnya surat penjualan, surat sumbangan Anda harus menarik minat audiens dan mendapatkan simpati mereka atau mereka tidak akan terus membaca surat atau menyumbang untuk tujuan Anda.
Mulailah surat Anda dengan mengetik tanggal. Lewati spasi, dan ketikkan nama dan alamat penerima pada baris terpisah. Lewati baris tambahan dan ketik "Dear Mr./Ms. (Nama belakang)" diikuti oleh titik dua. Jika Anda memiliki milis, gunakan fungsi gabungan surat dalam program pengolah kata Anda untuk memasukkan nama dan alamat penerima pada alamat di dalam serta nama pada salam.
Mulailah surat dengan fakta atau statistik yang mengejutkan, atau pernyataan lain yang akan segera menarik perhatian pembaca. Misalnya, jika Anda menulis surat meminta sumbangan untuk dapur umum yang melayani keluarga daerah, Anda dapat menulis, "Apakah Anda tahu bahwa satu dari enam anak di kota kami kelaparan setiap malam?" Banyak pembaca akan terkejut dengan pernyataan ini dan terus membaca surat Anda.
Jelaskan program Anda dan apa yang Anda lakukan. Berikan contoh nyata dan spesifik tentang bagaimana program Anda membantu orang lain atau menjalankan fungsinya sehingga penerima dapat melihat bagaimana uang mereka akan digunakan. Jika uang itu sebagian akan menguntungkan organisasi Anda, jelaskan berapa banyak sumbangan mereka untuk tujuan dan berapa banyak yang akan dikeluarkan untuk biaya overhead seperti biaya administrasi.
Minta sejumlah uang tertentu. Jika audiens Anda tidak kaya atau jika hanya sejumlah kecil uang dari banyak donor diperlukan untuk membantu perjuangan Anda, mintalah sejumlah kecil uang, seperti $ 5,00, dan sarankan agar pembaca memilih untuk menyumbang lebih banyak. Penerima surat lebih cenderung menyumbang jika Anda meminta jumlah uang yang masuk akal yang dapat dibeli kebanyakan orang.
Tutup surat Anda dengan mengulangi permohonan bantuan Anda dan perlunya sumbangan. Sarankan bagaimana sumbangan kecil dapat membuat perbedaan, dan beri tahu mereka secara khusus cara menyumbang.
Ketik "Hormat saya," dan lewati tiga spasi garis. Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Cetak surat pada kop surat organisasi Anda, dan tandatangani setiap huruf di atas nama yang Anda ketikkan. Jika Anda mengirim terlalu banyak surat untuk ditandatangani secara individu, masukkan grafik tanda tangan Anda ke file surat atau tempelkan tanda tangan Anda.
