Jika Anda pernah bekerja pada posisi administratif, mungkin tugas Anda untuk menyalin menit. Ini bisa lebih sulit daripada yang Anda pikirkan untuk menuliskan menit. Transkrip menit berarti mencapai keseimbangan yang tepat antara mereproduksi terlalu sedikit dan terlalu banyak catatan yang Anda ambil di rapat. Selain itu, Anda harus melatih tidak hanya keterampilan mendengarkan yang tajam tetapi juga kepekaan editorial yang baik. Dengan mengikuti panduan di bawah ini, Anda dapat menghasilkan transkripsi menit profesional.
Lakukan transkripsi Anda sesegera mungkin setelah rapat. Anda akan dapat dengan mudah mengingat apa yang terjadi di rapat.
Beri judul dokumen menit Anda dengan benar. Catat peserta rapat, tujuan rapat, dan tanggal / durasi rapat. Anda juga harus memasukkan kunci yang mencantumkan inisial peserta yang hadir bersama nama lengkap mereka, karena setiap kali peserta berbicara, Anda dapat mengawali pernyataan mereka dengan inisial mereka.
Tuliskan pertemuan dalam urutan kronologisnya. Bagilah diskusi / percakapan berdasarkan topik, jika lebih dari satu topik dibahas pada pertemuan tersebut. Sebagai contoh, jika diskusi berubah dari masalah anggaran menjadi sumber daya manusia, awali percakapan berikutnya sebagai berikut: "Diskusi daripada berubah menjadi pertimbangan departemen sumber daya manusia …"
Bedakan antara diskusi penting dan tidak penting di pertemuan Anda. Misalnya, Anda tentu tidak ingin menuliskan momen-momen ketika seseorang keluar topik dan berbicara tentang masalah pribadi. Alih-alih menyebutkan bahwa diskusi berubah arah, tulis baik elips "…" atau sesuatu seperti, "Setelah sekitar satu jam percakapan yang tidak berhubungan …"
Simpan dokumen Anda ke hard drive Anda (atau flash drive) sebelum Anda mencetaknya. Transkripsi menit merekam sebagian besar keputusan utama bisnis, sehingga sangat penting bahwa keputusan ini disimpan untuk referensi di masa mendatang.
Kiat
-
Selalu periksa ejaan dan grammer Anda sebelum Anda mengirim transkripsi menit Anda ke bos Anda. Tanyakan kepada atasan Anda apakah ada templat yang dapat Anda gunakan untuk menuliskan menit Anda. Jika tidak, tanyakan apakah ada transkripsi menit sebelumnya yang dapat Anda rujuk saat menulis sendiri.
Peringatan
Berhati-hatilah saat merekam ledakan apa pun dalam rapat. Jangan menyebutkan orang di balik ledakan itu, tetapi nyatakan sesuatu seperti, "Sangat dianjurkan bahwa.." Jika Anda pernah merasa tidak yakin tentang mengaitkan nama dengan perkusi, berkonsultasilah dengan ketua pertemuan.
