Surat bisnis digunakan untuk komunikasi formal di perusahaan dan organisasi. Tidak seperti korespondensi kasual yang ditulis untuk menutup kenalan dan kerabat, surat bisnis dimaksudkan untuk menyampaikan informasi secara ringkas dan profesional kepada penerima. Biasanya, korespondensi bisnis mencakup pengantar, isi, dan kesimpulan. Perbedaan antara dua format huruf juga dapat ditemukan dalam tanda baca, panjang, nada dan gaya penulisan. Selain itu, surat bisnis biasanya memerlukan ajakan untuk bertindak, atau tanggapan setelah menerima surat itu.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
Kop surat perusahaan
Mulai dengan dasar perusahaan atau kop surat formal. Pastikan alamat Anda termasuk di bagian atas, bersama dengan detail kontak Anda dan logo perusahaan jika berlaku.
Tulis tanggalnya. Tempatkan alamat penerima dua baris di bawah tanggal, di atas salam. Sertakan nama, jabatan formal, nama perusahaan, dan alamat kantor.
Ketik salam dua baris di bawah alamat penerima. Alamat penerima menggunakan "Dear," diikuti dengan judul individu dan nama belakang. Ingatlah untuk menambahkan titik dua daripada koma setelah nama belakang. Gunakan "Kepada Siapa Pun Ini Keprihatinan" atau "Dear Sir / Madam" jika Anda tidak tahu nama atau jenis kelamin penerima.
Mulailah paragraf intro Anda setelah salam. Diskusikan mengapa Anda menulis surat bisnis dan apa yang ingin Anda minta dari penerima. Nyatakan posisi Anda jika mengajukan argumen. Referensi peristiwa, pertemuan, atau individu yang akrab atau relevan bagi pembaca.
Rumuskan tujuan atau topik utama surat Anda di tubuh. Berikan contoh yang mendukung argumen, permintaan, atau proposal Anda. Berikan detail tentang fitur dan manfaat produk, serta testimoni pelanggan jika menjual ke klien atau prospek.
Ikuti tubuh dengan kesimpulan Anda. Tekankan kembali permintaan atau posisi awal Anda. Berterimakasihlah kepada pembaca atas waktu dan pertimbangannya, dan katakan padanya bagaimana dia dapat menghubungi Anda untuk pertanyaan atau informasi lebih lanjut.
Akhiri dengan menutup dua baris gratis dari kalimat terakhir tubuh. Bagikan empat spasi untuk tanda tangan dan nama cetak Anda.
Kiat
-
Meskipun opsional, Anda dapat mencatat tujuan surat di awal dengan menyertakan baris subjek sebelum salam. Juga umum untuk menambahkan garis perhatian untuk secara jelas menunjukkan penerima yang dimaksud.
Tulis kalimat pendek dan singkat. Ingatlah bahwa pembaca mungkin membaca skim daripada membaca setiap kata dalam surat Anda. Teks tebal yang Anda anggap penting bagi pembaca. Untuk huruf yang lebih dari satu halaman, pertimbangkan untuk mengelompokkan paragraf di bawah judul, atau mengatur konten menggunakan peluru dan angka.
