Apakah Anda memesan pizza, memesan sesuatu dari iklan televisi, suku cadang mobil atau sistem konveyor, proses pengambilan pesanan tidak berubah. Menjadi sopan dan mengumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pemesanan menyelesaikan transaksi secara profesional dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Proses pengambilan pesanan dapat menentukan apakah pelanggan melakukan pemesanan berulang.
Identifikasi diri Anda dan tempat bisnis Anda ketika Anda menjawab telepon. Misalnya, "Perusahaan ABC123, ini Sally, bagaimana saya bisa membantu Anda hari ini?" Jangan pernah makan atau minum ketika di telepon dan berbicara dengan jelas dan perlahan sehingga pelanggan dapat memahami Anda. Jaga agar suara Anda tetap rata; jika Anda memiliki kecenderungan untuk berbicara dengan keras, cegah kecenderungan itu ketika berbicara di telepon di kantor dan pertahankan nada bersahabat dalam suara Anda. Gunakan tata bahasa yang benar dan hindari bahasa gaul.
Mintalah nama penelepon dan gunakan selama percakapan. Jangan panggil pelanggan dengan nama depannya kecuali dia memerintahkan Anda untuk melakukannya; gunakan gelar resminya. Jangan pernah menahan pelanggan, atau speakerphone, tanpa terlebih dahulu meminta izin dan menunggu jawabannya.
Dengarkan pelanggan dengan cermat dan tuliskan informasi terkait. Minta dia mengulangi jika perlu. Jangan mengandalkan ingatan Anda. Jangan pernah bertingkah seolah Anda sedang terburu-buru, pelanggan yang paling penting adalah yang ada di telepon. Tetap sopan dan sabar.
Pastikan Anda mendapatkan semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pemesanan, termasuk barang yang tepat, spesifikasi, ukuran dan informasi terkait lainnya. Lebih baik memiliki informasi lebih banyak daripada yang Anda butuhkan untuk memesan dengan benar daripada terlalu sedikit. Selalu ulangi pesanan pelanggan kembali padanya untuk verifikasi. Pastikan dia jelas tentang harga barang yang dipesan untuk menghindari pelanggan menerima kejutan yang tidak menyenangkan ketika dia menerima tagihan.
Tanyakan nomor teleponnya kepada pelanggan sehingga Anda dapat meneleponnya kembali jika Anda memiliki pertanyaan tentang pesanan nanti. Selalu akhiri pembicaraan dengan berterima kasih kepada pelanggan untuk bisnisnya. Tunggu dia untuk menutup telepon terlebih dahulu sehingga dia tidak mendengar suara telepon menutup.
