Banyak bisnis, baik besar maupun kecil, menggunakan kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan sebagai cara bagi karyawan untuk menyelesaikan pembelian kecil atau membayar biaya terkait bisnis lainnya. Untuk mengurangi kemungkinan penyalahgunaan, kebijakan yang jelas untuk penggunaan kartu harus dikomunikasikan kepada karyawan dan penyelia mereka. Kebijakan ini harus mengatasi masalah seperti penggunaan yang tepat, keamanan, batasan dan prosedur peninjauan.
Tanggung Jawab Pemegang Kartu
Karyawan yang dipilih untuk menerima kartu kredit bisnis harus bertanggung jawab atas keamanan kartu, serta privasi informasi terkait perusahaan. Tanggung jawab ini harus mencakup menyimpan kartu di lokasi yang aman, melindungi nomor identifikasi pribadi kartu dan meninjau pernyataan untuk aktivitas penipuan. Kartu kredit perusahaan tidak boleh digunakan oleh orang lain selain pemegang kartu. Kartu yang hilang atau dicuri harus dilaporkan kepada penerbit kartu dan perusahaan sesegera mungkin.
Batas Pengeluaran
Kartu kredit perusahaan harus mencakup batas pengeluaran sesuai dengan kebutuhan yang diantisipasi karyawan. Batasan ini harus dikomunikasikan kepada karyawan, pada saat dikeluarkan, dan dipatuhi dengan ketat. Karyawan harus memastikan bahwa penggunaannya tidak melebihi batas ini atau dikenakan penalti atau biaya yang melebihi batas. Kartu kredit perusahaan tidak boleh digunakan untuk pembayaran tunai.
Pelaporan Penggunaan
Karyawan harus bertanggung jawab atas laporan penggunaan reguler kepada penyelia yang ditunjuk.Laporan-laporan ini harus mencakup penjelasan rinci tentang biaya individual, kwitansi asli dan kode akuntansi perusahaan yang sesuai. Informasi ini harus dilampirkan pada laporan bulanan yang berlaku dan diserahkan dengan waktu yang cukup untuk menghindari biaya pembayaran yang terlambat.
Penggunaan Pribadi
Kecuali dimasukkan sebagai bagian dari paket kompensasi karyawan, penggunaan pribadi kartu kredit perusahaan tidak boleh diizinkan. Penggunaan pribadi harus didefinisikan sebagai setiap biaya yang tidak terkait langsung dengan operasi bisnis atau biaya terkait. Penggunaan pribadi dalam situasi darurat harus memerlukan penjelasan tambahan dan pembayaran segera kepada perusahaan.
Ulasan Penggunaan
Tinjauan penggunaan kartu kredit karyawan harus dilakukan secara teratur. Tinjauan ini harus dilakukan oleh atasan langsung karyawan dan anggota departemen akuntansi bisnis. Atasan karyawan harus bertanggung jawab untuk menentukan penggunaan sebagaimana berlaku dan sesuai untuk tanggung jawab pekerjaan karyawan. Departemen akuntansi harus memastikan bahwa pembayaran dan kredit diproses dengan benar dan batas penggunaan belum terlampaui.
