Ketika Anda memutuskan untuk mengeluarkan kartu kredit kepada karyawan tertentu, Anda perlu melembagakan peraturan dan regulasi yang mengatur penggunaan kartu-kartu itu. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki serangkaian prosedur yang akan membantu melacak pengeluaran kartu kredit, dan menjaga pengeluaran tetap terkendali. Kartu kredit perusahaan hanya boleh dikeluarkan untuk karyawan yang membutuhkannya untuk keperluan bisnis seperti biaya perjalanan atau kantor. Salah satu ketentuan dari kartu kredit perusahaan adalah bahwa penyalahgunaan kartu akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja.
Pemakaian pribadi
Kartu kredit bisnis mungkin menyediakan cara yang nyaman untuk mendanai pembelian dan perjalanan bisnis sesekali, tetapi juga memberikan peluang besar untuk penyalahgunaan. Kebijakan dan prosedur yang baik dapat membantu melindungi bisnis dari karyawan yang menggunakan kartu untuk menutupi pengeluaran pribadi mereka, dan dapat melindungi karyawan dengan memberi tahu mereka jenis pembelian apa yang dapat mereka lakukan dengan aman tanpa takut akan pembalasan.
Salah satu cara agar kartu kredit perusahaan tidak digunakan oleh karyawan untuk penggunaan pribadi adalah dengan hanya mengeluarkan kartu kepada karyawan yang menunjukkan tanggung jawab keuangan yang baik. Ini mungkin mengharuskan menjalankan pemeriksaan kredit pada karyawan yang dipertimbangkan untuk sebuah kartu. Kebijakan harus dirancang yang melarang penggunaan kartu kredit perusahaan untuk pembelian pribadi. Untuk membantu memoderasi ini, kartu harus dikeluarkan untuk karyawan melalui perusahaan dan perusahaan harus menerima tagihan bulanan. Karyawan harus diminta untuk menyerahkan formulir pengeluaran untuk menguraikan setiap biaya yang dibebankan ke kartu mereka. Jika lembar pengeluaran tidak sesuai dengan tagihan yang sebenarnya, maka mungkin ada penggunaan kartu secara pribadi. Sistem checks and balances ini membantu mengingatkan karyawan bahwa mereka bertanggung jawab atas bagaimana kartu mereka digunakan.
Persetujuan awal
Kartu kredit perusahaan hanya boleh digunakan untuk tujuan bisnis, tetapi ketika seorang karyawan sedang dalam perjalanan untuk menghibur klien, garis antara tujuan bisnis dan penggunaan pribadi dapat dikaburkan. Setiap penggunaan kartu kredit perusahaan harus disetujui sebelumnya oleh perusahaan. Untuk biaya variabel seperti menghibur klien, protokol harus diadopsi yang menguraikan dan menentukan bentuk hiburan yang dapat diterima. Sebelum menjamu klien, karyawan harus diberikan batas yang telah ditentukan sebelumnya tentang berapa banyak perusahaan akan membayar ketika datang ke biaya pada kartu kredit perusahaan. Biaya atas jumlah yang telah ditentukan akan menjadi tanggung jawab karyawan, dan penggunaan kartu kredit dalam bentuk hiburan apa pun yang tidak disetujui harus diakhiri.
Tanggung jawab
Karena kartu kredit perusahaan hanya akan digunakan untuk tujuan perusahaan yang telah disetujui, mungkin merupakan ide yang baik untuk tidak mengizinkan karyawan membawa kartu kredit perusahaan, kecuali untuk tujuan tertentu. Mengeluarkan kartu kredit hanya berdasarkan kebutuhan dapat membantu memastikan tidak ada biaya tidak sah yang dikenakan pada kartu kredit perusahaan.
