Jika organisasi Anda memiliki lebih dari satu karyawan, dan karyawan tersebut melakukan perjalanan atau melakukan pembelian untuk perusahaan dengan kartu kredit pribadi mereka, Anda memerlukan kebijakan penggantian kartu kredit.Kebijakan penggantian kartu kredit memungkinkan Anda menentukan pengeluaran apa yang akan dibayarkan, menetapkan batasan pengeluaran, dan memberi tahu karyawan tentang cara kerja proses penggantian uang.
Tentukan Apakah Diperlukan Pra-persetujuan
Mengganti pengeluaran kartu kredit karyawan bisa menjadi mimpi buruk anggaran jika sumber daya manusia dan akuntansi tidak tahu biaya seperti apa yang diharapkan. Membutuhkan pra-persetujuan untuk beberapa atau semua pengeluaran kartu kredit dapat menghilangkan guncangan stiker selama rekonsiliasi biaya penggantian kartu kredit. Formulir otorisasi perjalanan atau pengeluaran dan pesanan pembelian dapat membantu manajer menghentikan pengeluaran yang tidak sah, sambil membantu sumber daya manusia dan akuntansi mendapatkan gambaran kasar tentang biaya yang akan diganti.
Tetapkan Batas Pengeluaran
Membatasi penggantian kartu kredit dengan menetapkan batas pengeluaran adalah cara lain agar kebijakan penggantian kartu kredit dapat membantu mencegah kesengsaraan anggaran. Menetapkan batas pengeluaran untuk makanan, hotel, dan hiburan akan membuat penggantian biaya perjalanan tetap terkendali, sementara penggantian untuk layanan atau bahan harus dikontrol melalui pesanan pembelian atau pra-otorisasi. Tunjangan standar untuk makanan, misalnya, dapat menghilangkan kebutuhan karyawan untuk menyerahkan kwitansi, dan sangat membantu bagi organisasi yang memproses banyak penggantian.
Tentukan Biaya Apa Yang Akan Diganti
Setiap kebijakan penggantian kartu kredit harus dengan jelas menetapkan biaya apa yang akan diganti. Sementara biaya makanan, perjalanan dan penginapan adalah biaya standar untuk penggantian, budaya perusahaan dapat menentukan biaya lain yang dikenakan penggantian, seperti biaya untuk menjamu klien, termasuk atau tidak termasuk minuman beralkohol dan layanan binatu untuk perjalanan bisnis yang panjang. Kebijakan Anda harus menentukan biaya apa yang dapat diganti, dan kapan, untuk menghindari penyalahgunaan akun pengeluaran oleh karyawan.
Tentukan Apa yang Dibutuhkan untuk Mengganti Penggantian
Penggantian biaya kartu kredit karyawan dapat dengan cepat menjadi masalah bagi akuntansi dan sumber daya manusia jika kebijakan penggantian tidak menentukan dokumentasi apa yang diperlukan. Sementara beberapa perusahaan bergantung pada masing-masing kwitansi, yang lain menggunakan kwitansi yang diemailkan atau salinan laporan kartu kredit yang dianotasi, atau menetapkan tunjangan standar untuk sebagian besar biaya yang dapat diganti untuk menghindari kelebihan dokumen sekaligus. Volume penggantian yang ditangani organisasi Anda harus menentukan kebijakan Anda.
