Apakah seseorang adalah kepala eksekutif perusahaan atau orang awam, kemungkinan besar mereka akan berurusan dengan surat tenggat waktu dengan cara tertentu selama masa hidup mereka. Surat batas waktu dapat berfungsi sebagai dokumen promosi, pemberitahuan peringatan dan bahkan korespondensi terima kasih. Ada beberapa jenis surat-surat ini.
Surat Batas Waktu Utama
Batas waktu surat utama dikirim dalam putaran pertama korespondensi tentang tenggat waktu yang akan datang. Mereka memperkenalkan proyek atau acara dan membiarkan individu tahu bahwa tenggat waktu akan datang atau baru saja ditetapkan. Jenis-jenis surat tenggat waktu ini dimaksudkan untuk menginformasikan dan menarik minat, atau untuk membantu dalam pengorganisasian suatu proyek atau acara. Mereka biasanya ditulis dengan sangat baik dengan bahasa positif. Mereka mungkin datang langsung dari CEO atau dari koordinator proyek, dan kadang-kadang dikirim secara massal. Surat-surat ini terkadang dikirim berbulan-bulan sebelum tenggat waktu.
Surat Batas Waktu Sekunder
Surat batas waktu sekunder adalah surat yang ditulis sebagai tindak lanjut korespondensi tenggat waktu utama. Surat-surat ini secara singkat mengingatkan seseorang bahwa tenggat waktu akan datang dan mereka sering mendesak orang tersebut untuk menghadiri atau mempromosikan acara tersebut, atau untuk menyelesaikan tugas pada tanggal tenggat waktu yang diberikan dalam surat utama. Mereka dapat memberikan referensi ke surat utama, seperti tanggal surat utama dikirim dan mengapa orang menerimanya, seperti menjadi anggota komite tertentu.
Batas Waktu Surat
Surat batas waktu yang lalu memberi tahu seseorang bahwa mereka telah melewatkan tenggat waktu yang telah ditentukan. Surat-surat itu tidak perlu kurang ramah, tetapi sering kali lebih ketat daripada surat tenggat waktu primer dan sekunder. Jika tenggat waktu yang terlewat menyangkut pembayaran apa pun, surat itu dapat merinci setiap biaya keterlambatan yang telah terjadi. Surat itu juga dapat merinci maksud untuk mengambil tindakan hukum atau memberikan peringatan tentang konsekuensi lain dari kehilangan tenggat waktu.Jika tidak ada konsekuensi, seperti jika surat primer dan sekunder adalah tentang tenggat waktu donasi, maka surat tersebut dapat menginformasikan individu tentang bagaimana melanjutkan keterlibatan dalam organisasi atau bagaimana memenuhi tenggat waktu yang direncanakan berikutnya.
Kalender Batas Waktu Surat
Tidak seperti jenis surat tenggat waktu lainnya, surat tenggat waktu kalender berfungsi untuk menguraikan banyak tenggat waktu sekaligus. Mereka berfungsi sebagai garis besar untuk tugas atau tujuan proyek dan lebih seperti gambaran umum. Surat-surat ini sering meminta penerima untuk menyimpan tanggal yang diberikan pada jadwal mereka.
Surat Batas Waktu Permintaan Maaf
Surat batas waktu permintaan maaf dikirim dari penerima kepada orang yang mengirim surat batas waktu asli. Mereka menyatakan penyesalan karena melewatkan tenggat waktu yang diberikan oleh bos atau organisasi. Surat-surat ini sesekali menyertakan permintaan untuk tenggat waktu baru atau menanyakan apakah persyaratan masih harus dipenuhi.
