Penelepon dapat meninggalkan pesan di pesan suara Anda karena berbagai alasan. Beberapa pesan mungkin merupakan pengingat ramah untuk informasi bisnis penting dan kontak. Hal-hal yang Anda katakan di pesan suara Anda, apakah itu pesan suara pribadi atau pesan suara bisnis, akan memainkan peran penting dalam jenis informasi apa yang Anda dapatkan dari penelepon. Ada beberapa informasi dasar yang harus selalu Anda sertakan pada pesan suara Anda.
Pesan keluar
Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam meninggalkan pesan keluar adalah mengidentifikasi nama, organisasi, dan nomor telepon Anda. Hal kedua yang harus Anda lakukan adalah mengatasi ketersediaan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengatakan Anda tidak tersedia dan berikan waktu dan hari Anda akan kembali. Terakhir, detail jenis informasi yang Anda inginkan pada pesan suara, seperti nama, perusahaan, nomor, dan mungkin pesan. Pesan suara keluar yang khas dapat berbunyi seperti ini: "Saya Bob Smith dengan Sampson, Inc. di 555-555-5555. Saya tidak akan tersedia hingga pukul 4 hari ini, tetapi silakan tinggalkan nama, perusahaan, dan nomor Anda dan saya akan segera membalas panggilan telepon Anda. Terima kasih. ”Ingatlah untuk memberi penjelasan singkat dan singkat kepada penelepon.
Hindari Masalah
Penelepon terkadang dapat memanggil nomor yang salah. Dengan tidak menyebutkan nama, organisasi, dan nomor telepon Anda pada pesan keluar, Anda dapat sering menerima pesan yang tidak ditujukan untuk Anda. Dengan menyatakan informasi ini, Anda memastikan penelepon mengetahui bahwa mereka telah menghubungi orang yang tepat atau memutar nomor yang benar. Anda mungkin atau mungkin tidak ingin mendorong penelepon Anda untuk meninggalkan pesan. Jika Anda tidak mendorong mereka untuk meninggalkan pesan, akan sulit bagi Anda untuk menilai pentingnya panggilan telepon. Jika Anda menerima banyak pesan suara, pesan-pesan itu penting untuk menentukan panggilan telepon mana yang akan segera kembali dan bagaimana mempersiapkan panggilan telepon balik. Jika Anda benar-benar mendorong pesan, Anda harus meminta penelepon untuk memberikan penjelasan singkat atau untuk meringkas pesan. Pesan suara dengan penjelasan pesan yang panjang dapat menjadi rumit atau tidak diperlukan, sehingga membuang waktu Anda.
Tambahkan E-Mail, Media Sosial
Karena begitu banyak informasi dibagikan melalui media sosial, Anda mungkin harus mempertimbangkan untuk menambahkan informasi kontak online ke pesan keluar Anda. Tantangan dalam meninggalkan kontak media sosial adalah membuat penelepon memahami di mana harus meninggalkannya. Mungkin Anda harus menyebutkan nama Anda dan tidak menganggap penelepon itu tahu. Jika Anda ingin penelepon meninggalkan pesan di alamat surel Anda, Anda mungkin ingin mengatakan "Anda bisa memberi saya alamat surel di Bob Smith di Sampson dot com," atau "Anda dapat meninggalkan pesan di bobsmith at sampson dot com. ”Gunakan penilaian terbaik Anda tetapi mengeja nama Anda dan nama perusahaan Anda memberi penelepon kesempatan terbaik untuk mendapatkan informasi yang benar. Sebaiknya tidak menyebutkan alamat URL, seperti ke Facebook atau Twitter karena itu bisa membingungkan. Jika Anda merasa itu adalah tempat terbaik untuk meninggalkan Anda pesan, katakan pada pesan keluar Anda, "Anda juga dapat meninggalkan saya pesan di halaman Facebook saya."
