Dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang disisihkan oleh bisnis untuk pengeluaran umum seperti perlengkapan kantor, ongkos kirim karena surat atau biaya bahan bakar. Ini adalah dana yang dialokasikan untuk membayar biaya yang perusahaan tidak menulis cek atau pembelian pada akun. Juga dikenal sebagai "dana imprest," diisi kembali persis dalam jumlah yang dikeluarkan darinya. Saldo dana harus selalu sama dengan jumlah saldo yang ditetapkan untuk dana tersebut.
Tulis entri jurnal ketika dana kas kecil didirikan. Asumsikan bahwa toko buku lokal menetapkan bahwa uang tunai $ 100 harus disimpan untuk pengeluaran lain-lain. Entri jurnal dua baris harus dicatat untuk transaksi ini: Baris 1: Kas Kecil: Debit: 100,00; Baris 2: Tunai: Kredit: 100.00; Seperti yang ditunjukkan oleh entri, sejauh ini tidak ada dana yang dihabiskan untuk biaya lain-lain.
Catat entri jurnal untuk pengeluaran lain-lain dan isi kembali dana kas kecil. Asumsikan, menggunakan kembali contoh pada Langkah 1, toko buku menghabiskan $ 25 untuk gas, $ 12,50 untuk perlengkapan kantor, $ 28 untuk makanan dan $ 11,50 untuk ongkos kirim. Entri berikut harus dicatat di bawah judul "pengeluaran dari kas kecil": Baris 3: Biaya dari Kas Kecil 4: Gas: Debit: 25,00; Baris 5: Kebutuhan Kantor: Debit: 12.50; Baris 6: Makanan: Debit: 28.00; Baris 7: Ongkos Kirim: Debit: 11.50; Baris 8: Tunai: Kredit: 77.00; Anda menghabiskan uang tunai dari dana dengan pembelian. Oleh karena itu, barang yang dibeli, Jalur 4 hingga Jalur 7, didebit, dan jumlah total uang tunai yang dikuras dikreditkan pada Baris 8. Kwitansi untuk pengeluaran dalam contoh ini adalah $ 77. Oleh karena itu, uang tunai dalam jumlah $ 77 harus ditambahkan ke laci kas kecil untuk mengisi dana.
Buat penyesuaian untuk kas pendek dan berulang. Meskipun langkah hati-hati diambil untuk memastikan manajemen kas internal, kesalahan memang terjadi. Terutama ketika menangani kas kecil dan uang kembalian, jumlahnya tidak selalu sama dengan bagian-bagiannya. Jika $ 21 adalah jumlah yang tersisa di laci kas kecil, tetapi kuitansi hanya menambahkan hingga $ 77, jumlah yang tersisa di laci dan kwitansi bertambah hingga $ 98; kekurangan $ 2 dari dana kas kecil yang didirikan pertama sebesar $ 100 disebut sebagai kekurangan uang tunai. Sekarang entri jurnal akan terlihat sebagai berikut: Baris 3: Biaya dari Petty Cash Baris 4: Gas: Debit: 25.00; Baris 5: Kebutuhan Kantor: Debit: 12.50; Baris 6: Makanan: Debit: 28.00; Baris 7: Ongkos Kirim: Debit: 11.50; Baris 8: Short Cash Over & Over: Debit: 2.00; Baris 9: Tunai: Kredit: 79.00; Dalam hal ini, uang tunai $ 79 harus ditambahkan ke laci kas kecil untuk mengisi dana.
