Ada beberapa alasan mengapa karyawan mungkin perlu bukti bahwa dia bekerja untuk Anda. Biasanya, itu karena seseorang - pemilik, misalnya - menginginkan konfirmasi bahwa karyawan Anda memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap. Karyawan asing mungkin memerlukan surat verifikasi untuk mendapatkan visa. Menulis surat itu tidak rumit, selama Anda berhati-hati untuk tidak memberikan informasi rahasia apa pun.
Templat dan Formulir
Periksa apakah departemen sumber daya manusia Anda memiliki template standar untuk surat verifikasi. Ini adalah praktik umum, terutama di perusahaan besar. Template membuatnya lebih cepat bagi penulis untuk menyelesaikan, dan HR tidak perlu khawatir tentang surat yang mengatakan sesuatu yang salah. Jika surat itu untuk memenuhi syarat karyawan untuk beberapa jenis tunjangan pemerintah, agen yang terlibat mungkin memiliki bentuk standar. Terserah karyawan untuk membawa formulir, setelah itu Anda mengisinya.
Tetap Formal
Surat verifikasi tidak ramah, dan itu bukan tulisan kreatif. Ini bisnis murni, jadi kirimkan pada kop surat perusahaan Anda, ditulis dalam format bisnis standar. Tanda tangani seperti surat bisnis lainnya. Baris subjek - "Verifikasi Ketenagakerjaan untuk Jane Doe" - memungkinkan penerima mengetahui topiknya. Teksnya adalah di mana Anda memberi tahu penerima bahwa Jane Doe memang bekerja untuk Anda, dan berapa gajinya, jika perlu. Saat menulis ke imigrasi, Anda mungkin juga perlu memasukkan rincian tentang berapa lama dia bekerja untuk Anda dan apa tugas pekerjaannya.
Ikuti aturan
Periksa dengan departemen SDM Anda tidak hanya tentang template yang tersedia tetapi prosedur apa pun yang mengharuskan Anda untuk mengikuti. Sebagai aturan perusahaan, misalnya, bahwa sebelum Anda mengirim informasi karyawan kepada seseorang, karyawan tersebut harus mengesahkannya secara tertulis. Batasi surat dengan fakta yang Anda minta: Jika surat itu tidak meminta informasi gaji, jangan berikan. Hindari komentar tidak langsung tentang kepribadian atau kinerja karyawan yang dapat kembali menggigit Anda.
Hal yang Harus Diperhatikan
Surat verifikasi terdengar rutin, tetapi keputusan penting - apakah karyawan Anda mendapatkan apartemen atau polis asuransi? - Dapat bergantung pada mereka. Jangan hanya membuang jawaban: Dapatkan fakta tentang tanggal kerja atau gaji dari catatan perusahaan Anda sebelum menuliskannya di atas kertas. (Baca ulang suratnya sebelum Anda kirim keluar, atau minta HR melakukannya. Salah ketik $ 50.000 ketika gaji karyawan Anda adalah $ 60.000 dapat memengaruhi apakah ia mendapat apartemen.
