Setiap kali seseorang melamar pekerjaan, pinjaman atau sewa, mereka dapat mengharapkan status pekerjaan mereka diverifikasi oleh calon pemberi kerja, pemberi pinjaman atau pemilik. Mengirim surat permintaan untuk sertifikat pekerjaan menyediakan platform bagi penerima untuk merespons dengan informasi yang benar dan disediakan dengan itikad baik, dan itu juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan permintaan. Misalnya, pemilik mungkin hanya perlu memverifikasi pekerjaan calon penyewa dan upah saat ini, pemberi pinjaman mungkin tertarik dengan kenaikan upah di masa depan, dan calon pemberi kerja mungkin memerlukan informasi yang lebih mendalam tentang tanggal kerja, posisi, dan riwayat upah pemohon.
Dapatkan Izin dan Informasi Penting
Pertama-tama Anda perlu mendapatkan persetujuan tertulis dari pelamar karena sebagian besar perusahaan tidak akan merilis informasi tentang karyawan saat ini atau mantan karyawan tanpa izin tertulis. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah meminta pemohon menandatangani formulir otorisasi. Cara lain adalah dengan mengintegrasikan bagian persetujuan ke dalam sertifikat surat permintaan kerja. Anda harus meminta pemohon untuk memberikan nama dan alamat surat yang benar untuk penerima. Informasi ini dapat sangat bervariasi, tergantung pada pemberi kerja. Misalnya, kontak tersebut mungkin departemen sumber daya manusia di perusahaan besar atau pemilik bisnis di perusahaan kecil.
Gunakan Format Surat Bisnis
Beberapa pengusaha menggunakan formulir standar untuk permintaan verifikasi pekerjaan. Namun, yang lain meninggalkan format dan kata-kata permintaan itu terserah Anda. Jika Anda menulis surat tanpa panduan resmi, gunakan format surat bisnis standar dan pertahankan permintaan tetap pendek dan to-the-point.
Langsung ke intinya
Gunakan paragraf pembuka surat untuk menyatakan tujuan surat dan alamat persetujuan. Misalnya, buka dengan pernyataan seperti "Saya mengajukan permintaan untuk verifikasi ketenagakerjaan." Ikuti ini dengan merujuk pada lampiran persetujuan yang telah diisi. Sebagai alternatif, masukkan dua baris sebelum salam di mana pemohon memberikan persetujuan tertulis. Pernyataan sederhana seperti "Saya mengizinkan rilis informasi pekerjaan saya ke (perusahaan atau individu)," diikuti oleh tanda tangan pelamar pada jalur yang terpisah sudah cukup.
Tentukan Persyaratan Verifikasi Anda
Selanjutnya, tentukan informasi yang diperlukan dalam paragraf kedua menggunakan format daftar atau poin-poin. Meskipun persyaratan khusus dalam bagian ini akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan Anda dan apakah Anda menghubungi majikan saat ini atau sebelumnya, ini biasanya mencakup:
- Nama lengkap pelamar
- Posisi pekerjaan
- Tanggal kerja
- Tingkat pembayaran atau gaji tahunan
- Untuk karyawan saat ini, minta majikan untuk menunjukkan apakah posisi itu sementara atau permanen
- Juga untuk karyawan saat ini, minta majikan untuk menunjukkan apakah pembayaran pelamar diharapkan tetap sama atau berubah dalam 12 bulan ke depan
Akhiri Surat itu
Setelah menentukan persyaratan verifikasi, berikan nama dan informasi kontak Anda di paragraf ketiga. Ini memungkinkan perusahaan untuk menghubungi Anda jika mereka perlu berbicara dengan Anda melalui telepon. Tambahkan penutup pada surat seperti "Hormat" atau "Hormat." Akhirnya, tutup surat itu dengan mencetak dan menandatangani nama Anda, dan memasukkan tanggal permintaan.
