Uji tuntas pada dasarnya adalah investigasi intensif yang mendahului transaksi atau keputusan yang signifikan. Misalnya, uji tuntas biasanya terjadi ketika Anda benar-benar tertarik untuk membeli bisnis atau perlu mengembangkan presentasi penjualan untuk kontrak outsourcing utama. Meskipun prosesnya dapat memakan waktu dan seringkali harus dilakukan di belakang layar, informasi yang Anda kumpulkan dan garis besar dalam laporan uji tuntas sangat penting untuk membuat keputusan yang baik atau membuat presentasi yang efektif.
Struktur dan Fokus
Seperti kebanyakan laporan formal lainnya, laporan uji tuntas mencakup tujuan, ringkasan eksekutif, temuan utama, bagian rekomendasi, dan satu atau lebih lampiran. Namun, yang membedakan laporan uji tuntas dari orang lain adalah tujuan, fokus, dan tingkat informasi. Setelah Anda menyelesaikan fase aktif melakukan uji tuntas - meneliti fakta, mengumpulkan data mentah dan melakukan pengamatan langsung - pembuatan laporan mengatur data dengan cara yang memungkinkan Anda menilai situasi yang ada, mengidentifikasi risiko dan mengungkap masalah yang menyediakan pengungkit. peluang.
Format dan Suara
Sebagian besar orang menggunakan laporan uji tuntas sebagai bahan referensi di belakang layar selama negosiasi kontrak atau harga atau sebagai sumber informasi untuk membuat presentasi penawaran. Terlepas dari tujuannya, banyak dari apa yang Anda sertakan dalam laporan uji tuntas adalah informasi rahasia, jadi selain menulis untuk audiens target dan berfokus pada tujuan, sertakan hanya informasi yang paling relevan atau penting. Gunakan suara formal dan presentasikan fakta menggunakan penulisan objektif, tidak bias dan pisahkan informasi laporan menjadi bagian-bagian berbeda menggunakan huruf atau angka.
Tujuan dan Ringkasan Eksekutif
Jelaskan alasan Anda untuk melakukan uji tuntas di bagian tujuan. Meskipun ringkasan eksekutif datang tepat setelah tujuan laporan - dan sebelum badan - menulis ringkasan terakhir. Alasannya adalah bahwa pembaca - yang paling sering eksekutif perusahaan - tertarik pada bagian ini mungkin tidak meluangkan waktu untuk membaca laporan lengkap. Anda perlu menyusun ringkasan eksekutif sehingga berbunyi seperti laporan dalam miniatur tetapi pada saat yang sama menjaga panjangnya sebanding dengan sisa laporan.
Temuan dan Rekomendasi Utama
Michael Sisco, seorang penulis dan konsultan TI independen, mengatakan dalam sebuah artikel di situs web TechRepublic bahwa temuan kunci harus fokus pada item yang mempengaruhi harga atau operasi perusahaan yang sedang berjalan. Misalnya, jika Anda menulis laporan uji tuntas yang akan digunakan untuk presentasi kontrak outsourcing, sertakan masalah yang mendukung harga dan posisi Anda, seperti gangguan proses operasional yang menyoroti masalah produktivitas dan kinerja. Selain itu, sertakan rasio biaya yang mengungkapkan berapa banyak pengeluaran perusahaan saat ini untuk mengoperasikan layanan di rumah, dan mengidentifikasi risiko seperti kebutuhan untuk menginvestasikan lebih banyak uang untuk meningkatkan atau mengganti peralatan lama atau usang. Sorot peluang pengungkitan di bagian rekomendasi. Termasuk biaya implementasi, berikan rasio pengembalian investasi dan berikan kerangka waktu untuk mewujudkan tabungan atau manfaat untuk setiap peluang.
