Mesin fotokopi sangat penting untuk fungsi kantor bisnis modern. Mesin fotokopi saat ini sering melakukan banyak fungsi dan hampir menyaingi komputer atau telepon sebagai peralatan kantor yang penting. Teknologi fotokopi baru telah membawa serta panel kontrol yang rumit dan mekanisme yang dapat membingungkan bagi pekerja kantor yang belum tahu. Namun, prinsip dasar fotokopi tidak banyak berubah dan proses menyalin dokumen sederhana dapat dikelola bahkan untuk pemula mesin kantor.
Item yang Anda butuhkan
-
Mesin fotokopi yang berfungsi
-
Kertas fotokopi dimasukkan ke dalam mesin fotokopi
-
Dokumen atau item lain yang akan disalin
Nyalakan mesin fotokopi. Temukan sakelar daya, biasanya di bagian atas mesin fotokopi pada panel kontrol. Beberapa mesin fotokopi memiliki saklar daya di samping. Banyak mesin fotokopi memiliki mode "tidur" yang mengurangi konsumsi daya saat mesin fotokopi masih menyala. Menekan tombol "Copy" pada panel kontrol biasanya akan menyebabkan mesin fotokopi "bangun."
Angkat penutup mesin fotokopi dan letakkan dokumen Anda pada permukaan kaca di bawahnya, yang disebut pelat. Di tepi kaca Anda akan melihat tanda panduan yang menunjukkan di mana posisi dokumen Anda. Setelah dokumen terpasang, turunkan penutup. Jika mesin fotokopi memiliki pengumpan dokumen alih-alih penutup atas pelat, jangan angkat pengumpan dokumen dari pelat. Alih-alih, letakkan dokumen Anda di pengumpan dokumen. Biasanya Anda akan memasukkan dokumen menghadap ke atas. Lihatlah pengumpan dokumen Anda. "Tempatkan dokumen menghadap ke atas" atau "Tempatkan dokumen menghadap ke bawah" akan sering dicatat langsung di pengumpan dokumen.
Pilih jumlah salinan yang akan dibuat. Panel kontrol mesin fotokopi akan memiliki tampilan yang menunjukkan jumlah salinan yang akan diproduksi. Mesin fotokopi mungkin memiliki tombol nomor untuk memilih jumlah salinan, atau mungkin memiliki panah, atau tanda plus dan minus, untuk mengubah nomor secara bertahap.
Pilih tombol Warna mesin fotokopi atau tombol Hitam dan Putih jika mesin fotokopi adalah mesin fotokopi warna.
Pilih kertas ukuran yang sesuai pada panel kontrol. Sebagian besar mesin fotokopi akan memiliki setidaknya dua baki kertas. Baki surat berisi 8 1/2-inci dengan kertas 11-inci, dan baki kertas yang legal berisi 8 1/2-inci dengan kertas 14-inci. Sebagian besar mesin fotokopi juga memiliki umpan "bypass kertas" yang memungkinkan Anda memasukkan selembar kertas berukuran khusus. Jika Anda perlu membuat banyak salinan pada ukuran khusus atau kertas warna khusus, Anda harus menempatkan kertas khusus secara langsung di salah satu baki kertas utama.
Perkecil atau perbesar gambar asli, jika perlu. Banyak mesin fotokopi memiliki tombol preset untuk pembesaran 50 persen, 150 persen atau 200 persen. Anda mungkin perlu mengatur persentase pengurangan atau pembesaran menggunakan tombol angka. Baca manual pengguna mesin fotokopi untuk instruksi khusus.
Atur fitur atau fungsi pengeditan gambar lainnya pada mesin fotokopi, jika perlu. Banyak mesin fotokopi akan menghasilkan salinan dua sisi, menyalin dua dokumen asli pada satu halaman, menyusun, membuat lubang atau menjepit. Baca manual pengguna mesin fotokopi untuk instruksi spesifik tentang opsi-opsi ini.
Tekan tombol "Salin", yang biasanya merupakan tombol terbesar pada panel kontrol. Mungkin juga diberi label "Mulai." Seringkali tombol akan berwarna hijau, atau memiliki tanda hijau. Jika mesin fotokopi tidak digunakan, mungkin butuh satu menit atau lebih untuk melakukan pemanasan terlebih dahulu. Salinan Anda akan diproduksi.
Kiat
-
Jika mesin fotokopi memiliki pengumpan dokumen dan Anda hanya ingin menyalin selembar kertas, Anda biasanya dapat mengangkat pengumpan dokumen dan menempatkan dokumen langsung di pelat. Pengumpan dokumen tidak akan diaktifkan selama penyalinan.
Saat menggunakan mesin fotokopi yang berfungsi sebagai pusat dokumen, atau sebagai printer jaringan, selalu pastikan Anda tidak mengganggu pekerjaan salin orang lain. Atau, jika Anda perlu mengganggu pekerjaan salin, dapatkan izin sebelum melakukannya.
Saat melakukan perawatan dasar pengguna, seperti menambahkan toner, perhatikan bahwa bagian internal mesin fotokopi yang dimaksudkan untuk dioperasikan atau dimanipulasi oleh pengguna berwarna cerah, sering berwarna hijau muda atau oranye. Jangan menyentuh bagian internal mesin fotokopi tanpa izin dan pelatihan.
Peringatan
Jika kertas atau dokumen macet selama fotokopi, bacalah manual instruksi mesin fotokopi sebelum mencoba mengeluarkan kertas atau dokumen yang macet.
Jangan pernah mengakses mekanisme kerja dalam mesin fotokopi tanpa izin dari pemilik mesin fotokopi, atau bos Anda, jika Anda sedang bekerja. Listrik atau bagian yang bergerak dapat melukai Anda, atau Anda dapat merusak mesin.
Banyak mesin fotokopi berisi hard drive yang menyimpan salinan dokumen yang dipindai. Jika Anda menyalin dokumen rahasia, jangan lupa untuk menghancurkan atau menghapus hard drive sebelum menyingkirkan mesin fotokopi.
