Ketika Anda melakukan penjualan untuk barang atau jasa tetapi tidak segera mengambil pembayaran penuh, Anda membuat piutang. Piutang adalah aset yang mewakili nilai moneter untuk bisnis Anda dalam bentuk pembayaran kepada Anda, dan praktik terbaik mengharuskan Anda untuk memperhitungkannya dalam buku Anda. Bisnis yang sangat kecil terkadang beroperasi berdasarkan uang tunai, tetapi sistem ini tidak dapat menangani piutang sehingga Anda harus menggunakan dasar akrual yang lebih umum. Ini melibatkan membuat entri di beberapa buku besar akun untuk setiap transaksi.
Buat akun yang harus dibayar dan buku besar. Karena mereka adalah aset, Anda secara teknis dapat mencatat piutang di akun aset utama Anda, tetapi aset bisnis beragam dan akun ini dapat menjadi semakin sulit dari waktu ke waktu. Untuk pencatatan yang lebih bersih, buat akun anak perempuan yang sepenuhnya terpisah khusus untuk piutang. Kemudian Anda dapat melakukan semua entri data Anda dalam buku besar itu, dan cukup mengompilasinya ke dalam akun aset utama saat Anda menyiapkan laporan keuangan.
Catat setiap penjualan yang menciptakan piutang di buku besar akun pendapatan Anda terlebih dahulu, seperti yang akan Anda lakukan secara umum. Penjualan masuk di kolom kanan sebagai kredit, karena mengkredit meningkatkan akun pendapatan.
Catat pembuatan piutang, untuk jumlah dolar yang sama dengan harga jual, dalam buku besar piutang Anda, kecuali di sini tandai di kolom sebelah kiri sebagai debit. Entri ini menetapkan bahwa Anda berhutang uang dan belum dibayar.
Perbarui entri dalam buku besar piutang Anda ketika Anda benar-benar menerima pembayaran. Catat pembayaran sebagai kredit; pembayaran penuh harus dengan sempurna membatalkan nilai piutang. Gunakan faktur atau nomor pelacakan untuk memetakan pembayaran dengan benar ke piutang yang benar.
Debit buku besar rekening kas Anda untuk jumlah pembayaran. Ini menunjukkan bahwa penurunan nilai aset Anda telah diimbangi oleh peningkatan uang tunai.
Buat segmen baru di buku besar piutang Anda dengan judul seperti "Penyisihan Piutang Tak Tertagih." Ini berfungsi sebagai mitra untuk akun piutang Anda; tujuannya adalah untuk memperkirakan utang “buruk,” “tidak dapat direalisasi” atau “tidak tertagih” yang Anda harapkan tidak dapat ditagih.
Perkirakan nilai piutang buruk yang Anda harapkan bertambah selama periode mendatang. Untuk membuat perkiraan yang baik, gunakan statistik industri bila tersedia, atau andalkan pengalaman masa lalu Anda, pengalaman kolega di industri atau penilaian kondisi ekonomi saat ini di pasar Anda. Masukkan taksiran piutang buruk Anda sebagai kredit dalam buku besar penyisihan, dan masukkan jumlah yang sama dengan debit pada buku besar rekening pengeluaran Anda.
Sesuaikan nilai piutang Anda ke bawah setidaknya satu kali setiap periode akuntansi dengan mengambil nilai piutang ragu-ragu atau tidak tertagih yang Anda perkirakan dalam buku besar penyisihan Anda dan kurangi dari total Anda dalam buku besar piutang. Total baru menciptakan angka yang disebut "nilai realisasi bersih" atau "piutang bersih," dan merupakan uang piutang yang harus Anda terima yang secara realistis ingin Anda kumpulkan.
Kiat
-
Jumlahkan piutang Anda setiap saat untuk melihat nilai total dari piutang perusahaan Anda. Gunakan informasi ini sebagai referensi untuk menghindari pengeluaran terlalu banyak uang dalam jangka pendek yang belum Anda kumpulkan.
Sebagai alternatif dari metode penyisihan untuk memperkirakan piutang buruk, Anda dapat menggunakan metode yang jauh lebih sederhana yang disebut penghapusan langsung. Dalam metode ini, Anda hanya mengkredit piutang buruk untuk nilai penuh setelah Anda menganggapnya tidak dapat ditagih, dan membuat entri debet yang sesuai di akun pengeluaran Anda. Ini lebih mudah untuk tujuan pajak daripada menggunakan metode penyisihan, dan melibatkan lebih sedikit entri data, tetapi kurang kuat dan kurang fleksibel. Metode uang saku biasanya lebih disukai.
