Menulis ringkasan kegiatan bisnis mungkin tampak membingungkan atau membuang-buang waktu; namun, membuat templat untuk diemailkan kepada staf dan digunakan oleh anggota tim yang berbeda adalah cara untuk menyederhanakan proses dan mengumpulkan informasi yang relevan. Tim manajemen seharusnya tidak mengharapkan narasi panjang; alih-alih gunakan pernyataan singkat yang menyoroti tantangan dan peluang. Gunakan informasi dalam rapat staf untuk menentukan solusi bagi masalah dan tantangan yang ada, dan jadikan ringkasan kegiatan bisnis sebagai alat manajemen yang bermanfaat.
Judul dokumen dengan nama perusahaan, tanggal laporan kegiatan bisnis, dan judul sederhana. Pisahkan dokumen ke dalam subbagian dengan judul: Sasaran, Hasil, Deskripsi, Langkah Berikutnya, Rekomendasi. Tulis tujuan atau apa hasil yang diharapkan untuk kegiatan yang ditargetkan, kemudian tulis periode waktu menggunakan contoh ini: "Sasaran: Jadwal 5 Janji Penjualan untuk minggu 20 Juni". Tulis hasilnya: "Hasil: 3 janji temu dijadwalkan."
Tulis deskripsi pekerjaan dan nyatakan pencapaiannya: "Setelah memanggil 10 perusahaan Fortune 1000, 50 operasi regional, dan 35 perusahaan yang menjadi anggota Asosiasi Perdagangan ABC, ada 3 janji yang dijadwalkan keluar dari target 5."
Jelaskan mengapa tujuannya dipenuhi atau tidak memberikan informasi kuantitatif dan kualitatif. Jaga agar kalimatnya singkat dan fokus. Gunakan judul tebal dan satu atau dua kalimat di bawah setiap judul untuk menyajikan fakta atau masalah. Tulislah dengan singkat saran sebuah artikel di BNET.com, “tujuan Anda adalah untuk menyajikan informasi yang relevan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang baik, atau menguraikan efek dari keputusan yang telah dibuat. "Blokir pikiran negatif tentang masalah samping, jangan menyunting, dan sajikan keadaan dengan jelas:" 50% dari responden yang menjawab panggilan mengatakan mereka tidak lagi di pasar untuk jenis produk ini."
Gunakan bagian berikutnya untuk menyatakan langkah selanjutnya seperti responden yang akan menerima email atau pesan tindak lanjut lainnya: "Dari orang-orang yang menjawab dan menolak rapat, 17 diidentifikasi sebagai kandidat untuk menerima buletin tindak lanjut". Kemudian buat rekomendasi yang sesuai: “Pasarkan produk sebagai penghemat uang untuk departemen alih-alih penghemat waktu untuk eksekutif individu.”
Gunakan ringkasan aktivitas bisnis sebagai cara untuk melacak kemajuan untuk tujuan perencanaan strategis. Jadikan proses itu "sederhana, cepat untuk dilaksanakan, dan mudah dimengerti" sebagaimana dinyatakan oleh penulis Peter Hingston dalam buku "Memulai Bisnis Anda."
Kiat
-
Ubah ringkasan untuk berbagai departemen. Terima kasih kepada mereka yang menulis laporan atas kontribusinya. Sertakan saran kreatif dari laporan dalam memo perusahaan dan beri penghargaan pada karyawan
Peringatan
Jangan menggunakan informasi untuk mengkritik atau berbicara dengan karyawan
