Dibandingkan dengan mengirim faks, mengirim email adalah metode yang lebih mudah untuk mendapatkan informasi dari satu titik ke titik lainnya.Tetapi Anda tidak harus menghapus mesin faks sebagai alat kantor penting dulu. Tentu, ada mesin yang kadang-kadang macet, sinyal sibuk dan halaman hilang, tetapi mesin faks layak digunakan dan memiliki keuntungan: dokumen yang lebih besar dapat dikirim, beberapa orang melihatnya sebagai bentuk komunikasi bisnis yang lebih profesional, dan tanda tangan yang ditandatangani pada faks adalah sah.
Tulis nama penerima dan pengirim faks di bagian Ke dan Dari lembar sampul faks.
Tulis nomor telepon dan faks Anda dengan nomor Faks dan Telepon yang sesuai. bidang. Ini berguna jika penerima harus menelepon atau mengirim faks kembali.
Masukkan jumlah total halaman yang termasuk dalam faks, termasuk lembar sampul dalam Total no. halaman atau No. bagian dari lembar sampul. Ini memberi tahu penerima berapa banyak halaman yang seharusnya mereka terima dalam faks.
Tulis satu hingga tiga kata yang menggambarkan tujuan faks di bagian RE pada lembar sampul. Sertakan nomor referensi jika berlaku.
Isi kotak atau lingkaran yang sesuai dengan deskripsi kata yang sesuai yang menunjukkan urgensi dari faks atau keinginan respons Anda dari penerima.
Sebagian besar faks menyertakan deskriptor respons, seperti: Untuk ditinjau (tidak diperlukan tindakan), Harap beri komentar (respons diperlukan), Mendesak (menangani segera), Rahasia (hanya untuk mata tertentu), atau Silakan balas (respons diperlukan).
Tulis catatan atau instruksi tambahan apa pun yang ingin dibaca atau disadari oleh penerima di bagian bawah kosong (Komentar) pada lembar sampul faks.
Masukkan tanggal Anda mengirim faks di bagian atas lembar, setelah memeriksa faks dan memastikan bahwa semua bagian yang relevan dari lembar sampul selesai.
Kiat
-
Cetak dengan jelas dan terbaca untuk memastikan lembar sampul dapat dibaca.
Gunakan tinta biru atau hitam jika lembaran sampul dipindai atau difotokopi.
Peringatan
Hindari mengirim informasi rahasia melalui faks. Tidak ada cara untuk mengetahui siapa yang ada di ujung sana.
