Saat menulis surat bisnis, menggunakan jalur "Perhatian" dapat membantu mengarahkan korespondensi Anda ke penerima yang tepat. Menggunakan garis "Perhatian" sesuai jika Anda mengirim surat ke seluruh departemen, atau jika Anda memiliki judul tetapi bukan nama orang yang perlu menerima surat itu. Jika Anda memiliki nama individu tertentu, Anda tidak perlu menggunakan jalur "Perhatian".
Menggunakan Saluran "Perhatian" dalam Surat Bisnis
Mulailah surat bisnis Anda dengan mengetik alamat Anda sendiri. Lewati satu baris dan ketikkan tanggalnya. Lewati jalur lain.
Ketikkan alamat umum perusahaan tempat Anda mengirim surat itu. Ini dikenal sebagai alamat orang dalam.
Lewati satu baris dan ketikkan baris "Attention". Anda dapat menggunakan semua huruf kapital atau campuran huruf kapital dan huruf kecil. Lebih baik menuliskan "Perhatian" daripada menyingkatnya dengan "ATTN" atau "Attn." Ikuti ini dengan judul departemen yang ingin Anda hubungi. Jika Anda menghubungi seseorang, tidak perlu menggunakan jalur "Perhatian". Alih-alih, gunakan nama orang itu sebagai baris pertama dari alamat orang dalam. Ada beberapa pendapat berbeda mengenai apakah akan menggunakan titik dua setelah "Perhatian," tetapi dalam buku mereka, "Essentials of Business Communication," penulis Mary Ellen Guffey dan Richard Almonte mengatakan bahwa titik dua itu opsional.
Berikut adalah dua contoh tampilan garis "Perhatian":
PERHATIAN MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA
atau
Perhatian: Manajer Sumber Daya Manusia
Lewati satu baris dan ketik salam, diikuti oleh badan surat itu.
Menggunakan "Attention" Line pada Label Mailing atau Amplop
Ketik atau tulis baris "Perhatian" terlebih dahulu. Meskipun berbeda dari format untuk alamat dalam surat bisnis, ini adalah format yang disukai oleh Layanan Pos A.S.
Ikuti ini dengan alamat lengkap perusahaan tempat Anda mengarahkan korespondensi. Pastikan untuk memasukkan nomor suite atau lantai, jika Anda mengetahuinya, serta alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode ZIP.
Periksa keakuratan alamat sebelum mengirim surat.
Kiat
-
Beberapa stylist percaya bahwa garis "Perhatian" dalam surat bisnis tidak pernah diperlukan. Secara umum, gunakan hanya ketika Anda percaya korespondensi Anda mungkin mengalami kesulitan menemukan penerima yang dimaksud.
