Pembayaran lebih kepada karyawan pada umumnya merupakan hasil dari kesalahan perhitungan gaji. Sebagai majikan, kelebihan pembayaran dapat terjadi jika Anda membayar lebih banyak jam kerja atau gaji dari yang seharusnya atau jika Anda gagal melakukan pengurangan wajib atau sukarela. Dalam kedua kasus, Anda dapat memperbaiki situasi.
Konsultasikan dengan Hukum Negara
Saat Anda menemukan kesalahan, berkonsultasilah dengan departemen tenaga kerja negara bagian untuk prosedur mengumpulkan upah berlebih. Banyak negara memungkinkan Anda untuk melakukan pengurangan tersebut melalui pemotongan gaji. Bergantung pada jumlah yang terutang, Anda dapat menahan pembayaran atas serangkaian gaji sebagai sekaligus. Hukum negara umumnya membatasi jumlah yang dapat Anda tahan dalam satu periode pembayaran. Perhatikan bahwa selain pengurangan wajib, negara bagian tidak dapat mengizinkan Anda untuk melakukan pengurangan dari gaji karyawan tanpa persetujuan tertulisnya. Lebih lanjut, negara bagian dapat melarang Anda melakukan pengurangan jika hal itu menyebabkan penghasilan karyawan turun di bawah upah minimum yang disyaratkan.
Pemberitahuan Pelunasan
Mengumpulkan pembayaran melalui pemotongan gaji bisa membuat nyaman bagi karyawan, terutama jika Anda melakukan kesalahan dan karyawan sudah menghabiskan lebih banyak pembayaran. Jika Anda menemukan kesalahan tidak lama setelah membayar karyawan dan Anda segera memberi tahu dia, karyawan tersebut dapat segera membayar kelebihan pembayaran tersebut. Jika Anda mengumpulkan kelebihan pembayaran melalui pemotongan gaji, beri tahu karyawan mengenai situasi tersebut secara tertulis dan sertakan detail pembayaran lebih tersebut, seperti ketika pembayaran lebih tersebut terjadi, jumlah, kapan setiap pemotongan gaji akan terjadi dan jumlah pengurangannya. Berikan opsi metode pembayaran lain kepada karyawan, seperti cek pribadi, wesel atau uang tunai. Jika diperlukan persetujuan tertulis dari karyawan untuk melakukan pengurangan dan karyawan menolak, Anda dapat mencoba memulihkan kelebihan pembayaran dengan mengajukan gugatan di pengadilan terhadap karyawan tersebut.
Penyesuaian Payroll
Saat Anda mengumpulkan kelebihan pembayaran, Anda juga harus menyesuaikan catatan gaji karyawan. Misalnya, jika Anda membayar lebih dari $ 200 untuk periode pembayaran tertentu, buat penyesuaian sebagai negatif sehingga diambil dari pendapatan karyawan tahun-ke-tanggal dan W-2-nya akan tepat untuk keperluan pajak. Saat Anda membayar lebih tinggi karyawan, pajak dan potongan yang terkait dengan jumlah kelebihan pembayaran juga diambil dari gajinya. Perangkat lunak penggajian secara otomatis menyesuaikan catatan penggajian karyawan ketika Anda memasukkan lebih bayar sebagai negatif. Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak penggajian, cari tahu perbedaan secara manual antara potongan aslinya dan berapa seharusnya. Perbedaannya adalah jumlah potongan yang dibayar lebih tinggi. Ketika Anda mengurangi gaji berlebih dari gaji karyawan, itu mengurangi total pendapatannya dan menyesuaikan deduksinya dengan mengurangi jumlahnya. Jika kelebihan pembayaran disebabkan oleh pengurangan yang tidak diambil sama sekali, sesuaikan pengurangan tersebut dengan positif sehingga mengurangi dari penghasilannya.
Lebih bayar pajak pengangguran
Anda diharuskan membayar pajak pengangguran federal dan pajak pengangguran negara bagian hingga jumlah tertentu setiap tahun untuk semua karyawan yang Anda bayar upahnya. Ketika Anda membayar lebih banyak karyawan dan Anda belum memenuhi batas upah tahunan, itu dapat menyebabkan Anda membayar lebih baik pajak pengangguran federal maupun negara bagian. Dalam hal ini, laporkan lebih bayar pajak pengangguran federal ke Internal Revenue Service dan pembayaran pajak pengangguran negara bagian kepada badan penyelenggara negara sehingga Anda dapat menerima kredit atas pembayaran lebih tersebut.
