Pemilik bisnis yang mempekerjakan karyawan secara freelance atau berdasarkan kontrak diwajibkan untuk mengirimkan Layanan Pendapatan Internal Formulir 1099-MISC untuk setiap individu yang berpenghasilan minimal $ 600 selama tahun pajak. Jenis-jenis karyawan yang harus menerima formulir-formulir ini termasuk karyawan yang bukan anggota staf penuh waktu tetapi yang diberi kompensasi atas pekerjaan mereka.
Pengusaha harus mengirimkan formulir 1099-MISC ke karyawan kontrak mereka dan ke IRS. Batas waktu pengiriman formulir kepada karyawan adalah 31 Januari dan batas waktu untuk mengirim salinan formulir 1099 ke IRS adalah akhir Februari. IRS memiliki hukuman bagi pengusaha yang melewatkan tenggat waktu ini.
Memperoleh Informasi Karyawan: Mengisi W9
Saat Anda mempekerjakan karyawan lepas atau kontrak, informasi pajak dasar dikumpulkan menggunakan formulir W9 yang tersedia dari IRS. Formulir menanyakan nama kontraktor dan nama bisnis mereka jika berbeda, Nomor Jaminan Sosial atau nomor Identifikasi Pajak mereka. W9 juga meminta pekerja untuk menandatangani formulir untuk menyatakan bahwa mereka dibebaskan dari pajak pemotongan cadangan. Sebagian besar karyawan dibebaskan, tetapi jika tidak, itu adalah tanggung jawab perusahaan untuk memotong pajak penghasilan dari pembayaran kontraktor dengan tarif tetap dan mengirimkannya ke IRS.
Mengirimkan 1099 Formulir Tanpa Nomor Jaminan Sosial
IRS mengatakan setiap orang yang diharuskan mengajukan SPT diharuskan memberikan nomor Jaminan Sosialnya atau nomor identifikasi pembayar pajak kepada majikan mereka. Jika kontraktor atau pekerja lepas tidak mengisi formulir W9 dan Anda tidak dapat memperoleh informasi itu sebelum batas waktu pengarsipan, Anda dapat mengirim formulir 1099 kepada kontraktor dan IRS tanpanya. Namun, Anda harus mengetahui bahwa IRS akan menagih Anda penalti untuk mengirimkan formulir yang tidak lengkap kecuali Anda dapat menunjukkan ada alasan yang masuk akal untuk menghilangkan nomor Jaminan Sosial atau identifikasi pajak. Anda juga harus dapat menunjukkan bahwa Anda bertindak secara bertanggung jawab dan mengambil langkah-langkah untuk menghindari kelalaian informasi ini, seperti dengan menulis kontraktor untuk meminta informasi ini. Kegagalan pekerja untuk mengembalikan formulir W9 yang telah diisi biasanya dianggap sebagai alasan pembebasan.
Cara Mengarsipkan Koreksi 1099 yang Termasuk SSN
Setelah memiliki Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pajak, Anda harus mengisi 1099-MISC yang sudah diperbaiki dan menambahkan ‘X’ dalam kotak ‘Terkoreksi’ di bagian atas formulir. Isi formulir dengan menambahkan informasi yang diperbaiki dan nomor Jaminan Sosial. Anda juga perlu menulis surat kepada IRS yang menjelaskan bahwa nomor Jaminan Sosial tidak ada bersama dengan nomor identifikasi pajak Anda sendiri.
