Setiap perusahaan, terlepas dari industrinya, memiliki tugas administratif yang perlu ditangani agar perusahaan dapat berjalan secara efisien. Tugas-tugas ini sering dilakukan oleh seorang sekretaris, resepsionis, asisten administrasi, asisten eksekutif atau manajer kantor. Di perusahaan yang lebih kecil, di mana peran seperti itu mungkin tidak ada, karyawan harus bekerja bersama untuk memastikan bahwa tugas administratif selesai.
Menyimpan Informasi
Mengarsipkan dokumen penting di tempat yang tepat secara tepat waktu merupakan tugas administratif yang mencakup menempatkan folder di lemari arsip atau dokumen dalam program manajemen dokumen online. Sistem pengarsipan yang akurat memastikan karyawan memiliki akses ke catatan keuangan, catatan klien, dan penelitian.
Mencari informasi
Meneliti informasi untuk klien, manajer dan rekan kerja baik online, dalam sistem pengarsipan kantor atau dalam buku adalah tugas administratif penting yang membantu bisnis memiliki informasi yang diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Informasi ini sering disusun, dirangkum, didistribusikan kepada orang-orang yang diperlukan dan disajikan dalam laporan atau spreadsheet.
Menjawab Ponsel
Apakah Anda memiliki agensi periklanan atau binatu, pelanggan akan menelepon dengan pertanyaan tentang produk dan layanan, jam operasi, permintaan informasi atau dengan pertanyaan tentang harga. Menjawab panggilan ini dan melayani kebutuhan pelanggan adalah tugas administratif yang dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan. Komunikasi yang tidak efektif dengan pelanggan potensial dapat meninggalkan kesan buruk bagi organisasi. Sangat penting bahwa orang yang melakukan tugas administrasi ini memiliki kepribadian, sopan dan berpengetahuan tentang perusahaan.
Salam Pengunjung
Ketika pengunjung memasuki kantor, resepsionis atau sekretaris biasanya duduk di pintu untuk mengatakan "halo," menyambut pengunjung ke lokasi kerja, membantu dengan pertanyaan dan mengarahkannya ke orang, kantor, atau divisi yang sesuai. Baik itu seorang pengirim yang mengantarkan paket atau pelanggan yang datang untuk membuat janji yang telah dijadwalkan, menyapa pengunjung adalah tugas administratif yang penting.
Membeli Peralatan dan Suplai
Menjaga ruang persediaan dan lemari penuh dengan kertas, pena, dan perlengkapan kantor lainnya adalah tugas administratif. Tugas yang ditugaskan untuk posisi ini termasuk menerima pesanan dari karyawan lain, melacak pesanan, menyebarkan barang saat kedatangan dan menangani faktur, biasanya bersama dengan tim keuangan.
Buat dan Kelola Komunikasi Tertulis
Selain membuat email dan surat bisnis untuk membuat laporan, spreadsheet, dan database, tugas administratif juga mencakup membuat dan mengelola distribusi komunikasi tertulis ini. Apakah komunikasi ini untuk sesama karyawan atau klien, tugas diselesaikan menggunakan program pengolah kata dan spreadsheet untuk membuat dokumen yang ringkas dan profesional.
Persiapan Rapat
Mendirikan ruang konferensi dan ruang pertemuan, membuat pengaturan katering, memesan dan menyiapkan peralatan audio visual dan menyiapkan agenda termasuk dalam kategori tugas administrasi. Tugas-tugas utama ini penting ketika perusahaan mengadakan konferensi atau pertemuan klien di atau jauh dari kantor.
