Staf administrasi tidak pernah mendapatkan kejayaan atau ketenaran, tetapi tanpa mereka, tempat kerja akan mengalami inefisiensi dan stagnasi. Administrator yang berkualitas membuat perbedaan dalam seberapa efektif orang lain melakukan pekerjaan mereka. Mereka memberikan dukungan dan menghadapi aliran tugas-tugas di belakang layar yang tak berujung yang membuat fungsi perusahaan apa pun.
Apa itu Asisten Administrasi?
Asisten administrasi mengisi berbagai peran dalam pengaturan kantor. Pekerjaan mereka dapat masuk ke dalam kategori asisten pribadi jika mereka didedikasikan untuk satu eksekutif atau mereka dapat menjadi kunci bagi kantor kecil yang sukses dan ramai di mana mereka sendiri yang menangani panggilan, dokumen dan tugas-tugas lain untuk mendukung seluruh tenaga kerja.
Sebagian besar pekerjaan asisten administratif mencakup menangani email, menerangkan panggilan telepon, atau melakukan panggilan ke klien dan staf lain, mengatasi masalah administrasi dan mengelola sistem pengarsipan. Seringkali, mereka akan terlibat dalam orientasi karyawan baru. Mereka dapat mengatur jadwal untuk kantor atau eksekutif senior, membuat janji temu dan tetap mengikuti kalender. Mereka akan sering berurusan dengan janji pemeliharaan terjadwal secara berkala, seperti memastikan perusahaan air bersih datang untuk membersihkan pendingin air, dan pekerjaan rutin lainnya.
Rincian terbatas asisten administrasi bergantung pada perusahaan dan orang-orang tempat mereka bekerja. Jika mereka bekerja di kantor akuntansi, mereka mungkin perlu pengetahuan tentang prosedur akuntansi. Jika mereka berada di perusahaan pasca produksi televisi, mereka harus mengetahui istilah produksi film dan TV. Untuk perusahaan periklanan, mereka harus memiliki pengetahuan dasar tentang pembelian iklan dan berurusan dengan materi iklan dan klien.
Pekerjaan asisten administrasi dapat menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan gambaran umum tentang apa yang dilakukan perusahaan, dan mungkin saja seseorang dapat naik ke pekerjaan lain atau merasakan peran apa yang paling cocok untuk mereka. Di sisi lain, ada asisten administrasi karier yang menyukai berbagai tawaran dan langkah cepat yang dibawa pekerjaan ke hari-hari mereka.
Apa Tugas Asisten Administrasi?
Dimungkinkan untuk mendapatkan pekerjaan asisten administrasi yang bagus hanya dengan gelar sekolah menengah atas, tetapi beberapa perguruan tinggi membantu, terutama untuk pekerjaan di bawah eksekutif. Yang lebih penting adalah keterampilan khusus pekerjaan, seperti memiliki komunikasi yang baik baik secara tertulis maupun sambil berbicara karena begitu banyak email dan penanganan telepon yang terlibat. Sering kali, admin harus memiliki kebijaksanaan dan diplomasi yang baik, karena mereka harus berurusan dengan pelanggan yang marah atau menjadi pihak netral di antara staf di kantor mereka. Tetapi semua keterampilan komunikasi mereka akan diperdebatkan jika mereka bukan pendengar yang baik dengan kepala untuk detail.
Keterampilan komputer adalah suatu keharusan, termasuk mengetahui cara menggunakan program seperti Microsoft Word, Excel dan Outlook. Entri data mungkin merupakan tugas yang diperlukan, dan dapat dengan cepat menguasai program apa pun yang digunakan perusahaan, seperti manajemen basis data atau aplikasi kolaborasi tim, akan membantu admin berhasil dalam perannya.
Memahami semua aspek pengiriman biasanya akan diperlukan dan dapat berarti mengetahui cara seseorang menggunakan USPS untuk menangani kiriman harian dan mesin ongkos kerja tetapi juga mengetahui sistem kurir seperti FedEx, UPS dan bahkan cara memanggil kurir sepeda lokal.
Tugas administrasi yang kurang mulia melibatkan menjaga kantor diisi dengan baik dengan persediaan. Dari kertas ke tinta dan pena printer, hal-hal ini adalah tulang punggung pasokan kantor yang berfungsi dengan baik, dan itu adalah domain asisten admin. Demikian juga penanganan pemeliharaan dan pemeliharaan peralatan kantor seperti mesin fotokopi, komputer, dan lainnya. Mereka tidak perlu memperbaiki hal-hal ini, tetapi sedikit penyelesaian masalah berjalan jauh, dan sisa waktu mereka dapat menghubungi departemen TI atau menjangkau untuk memperbaiki orang.
Apa Kualitas yang Dibutuhkan Staf Administrasi?
Memiliki sikap profesional dan penampilan yang sesuai dengan citra perusahaan sangat berpengaruh dalam pekerjaan ini karena asisten administrasi sering kali merupakan "wajah depan" perusahaan atau kesan pertama yang didapat seorang eksekutif ketika mereka mengerjakan meja itu.
Menjadi terorganisir sangat penting. Mengelola semua jadwal itu, membalas panggilan, mengeluarkan memo, memperbarui spreadsheet, memelihara sistem pengarsipan - semua ini memerlukan keterampilan organisasi yang baik dan kemampuan untuk tetap di atas banyak hal secara berkelanjutan. Yang terkait, tentu saja, adalah keterampilan manajemen waktu karena tenggat waktu adalah konstan, dan jika suatu kontrak dikirimkan terlalu terlambat atau panggilan tidak segera dikembalikan, itu dapat menyebabkan kesepakatan bisnis yang tak ternilai runtuh.
Menjadi hebat dalam kerja tim sangat penting, karena itulah peran peran staf pendukung, tetapi begitu juga bekerja sendiri. Tetap di atas proyek dan menjadi starter diri sangat penting, dan melakukannya di lingkungan yang sibuk dengan gangguan konstan adalah wajib. Hari penuh dengan panggilan, orang-orang yang membutuhkan bantuan dan tugas pop-up yang membutuhkan solusi segera, tetapi masih ada proyek yang sedang berlangsung yang semuanya perlu diselesaikan juga, dan staf admin perlu unggul di keduanya.
Set Keterampilan Apa yang Berharga?
Di luar keterampilan standar sehari-hari yang diperlukan untuk karier yang sukses dalam pekerjaan dukungan administratif, ada banyak keterampilan lain yang dapat memisahkan satu dari paket dan memberi mereka keunggulan pada pekerjaan admin dengan bayaran lebih tinggi, lebih sulit dipahami.
Menjadi bilingual atau multi-bahasa adalah keterampilan yang sangat baik untuk dimiliki. Mengetahui bahasa Spanyol, Jerman, Cina, India, atau bahasa lain yang umum dalam bisnis nasional atau internasional dapat membuat seorang administrator sangat berharga, dan peran ini sering kali membayar lebih tinggi pula.
Beberapa keterampilan lain yang berpotensi berharga termasuk mengetahui media sosial, memiliki dasar-dasar dalam akuntansi, menjadi terampil dalam menulis laporan dan menganalisis data dan memiliki beberapa pemahaman tentang legalitas dan kontrak.
Pada akhirnya, asisten administrasi harus mencari pekerjaan di bidang karir yang menarik bagi mereka. Seseorang yang mencintai hukum harus bekerja di kantor hukum karena mereka perlu belajar sedikit tentang profesi untuk bekerja secara efektif di sana. Demikian juga, seseorang yang tidak menyukai obat-obatan tidak boleh bercita-cita untuk bekerja di kantor dokter. Semakin banyak yang tahu tentang bisnis yang dilakukan di tempat kerja, semakin berharga mereka sebagai asisten dan semakin tinggi peluang mereka untuk dipromosikan.
Apa Manfaat Asisten Administrasi?
Pekerjaan asisten administrasi sangat bervariasi dan kompensasi meningkat tergantung pada ruang lingkup tanggung jawab pekerjaan mereka, pengalaman mereka dan senioritas mereka yang mereka bantu. Jadi, seorang asisten admin untuk sebuah kantor kecil akan berpenghasilan kurang dari satu untuk divisi berpenghasilan tinggi dan bergerak cepat dari sebuah rumah periklanan, dan mereka berdua akan mendapat kurang dari seorang staf administrasi eksekutif yang bekerja secara eksklusif untuk seorang CEO.
Menurut memang.com, ketika rata-rata upah yang ditawarkan dalam daftar pekerjaan untuk Oktober 2018, asisten admin entry-level menerima $13.05 per jam atau kurang lebih $28,000 setiap tahun. Di sisi lain, Salary.com melaporkan bahwa asisten administrasi junior yang berpengalaman, rata-rata, $40,588, pada September 2018. Situs yang sama melaporkan gaji rata-rata untuk asisten administrasi CEO $77,913, tetapi gaji kelas atas termasuk paket tunjangan setinggi $95,219.
Masa Depan untuk Asisten Administrasi
Teknologi berubah dengan cepat, membuat hidup kita lebih produktif, teratur, dan bergerak cepat daripada sebelumnya. Orang mungkin berpikir ini mengancam pekerjaan asisten administrasi di masa depan, tetapi bukan itu masalahnya. Bahkan, dalam beberapa hal, ini memberi mereka lebih banyak peluang.
Saat ini, "asisten virtual" adalah karier yang meningkat. Kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh dan melakukan kontak melalui telepon dan video dengan majikan mereka memungkinkan para asisten bekerja untuk orang-orang di seluruh dunia. Ini adalah peluang karir yang berkembang bagi mereka yang ingin bekerja dari rumah atau di luar negeri. Beberapa VA bekerja untuk perusahaan secara langsung, beberapa dipekerjakan oleh pihak ketiga dan banyak yang sekarang berwiraswasta dan bekerja paruh waktu untuk dua atau lebih pengusaha seminggu. Untuk menjadi VA yang sukses, dibutuhkan lebih banyak upaya memulai diri sendiri dan ketekunan karena bekerja dari jarak jauh berarti harus tetap termotivasi pada diri sendiri.
Di kantor tradisional, juga, asisten administrasi tidak perlu takut - pekerjaan mereka akan terus menjadi kunci kesuksesan di tempat kerja mana pun. Yang mungkin berubah adalah tingkat kemahiran komputer yang mereka perkirakan sebagai otomatisasi dan ketergantungan digital terus meningkat, sehingga mereka yang mengikuti tren dan teknologi akan memiliki keunggulan dibandingkan rekan-rekan mereka.
