Perbaikan proses yang paling efektif memiliki kekuatan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas sekaligus memotong biaya. Banyak bisnis Amerika telah menemukan inspirasi dari strategi perbaikan proses Jepang yang telah menghasilkan kesuksesan liar selama beberapa dekade terakhir. BP Trends melaporkan bahwa teknik-teknik manufaktur yang digunakan oleh bisnis-bisnis paling sukses di Jepang termasuk mengurangi aktivitas yang boros, ketidakkonsistenan, dan tekanan fisik; proses yang sangat mudah; memperbaiki masalah; merotasi pekerja melalui berbagai pekerjaan; dan mendorong peningkatan yang konstan.
Brainstorming
Brainstorming adalah langkah pertama yang baik untuk menghasilkan ide, keterlibatan tim dan kreativitas, dan untuk mengidentifikasi area masalah dan solusi potensial dari orang-orang yang terlibat langsung dalam setiap proses bisnis. Mintalah fasilitator mengarahkan sesi brainstorming untuk memastikan partisipasi aktif oleh semua individu dalam tim. Jangan biarkan kritik atau diskusi tentang ide-ide selama brainstorming. Idenya adalah untuk menciptakan lingkungan bebas kritik untuk memungkinkan kreativitas tanpa hambatan. Atur sesi dengan tujuan mencari cara spesifik untuk meningkatkan proses bisnis.
Panitia acara
Mungkin sulit bagi individu yang terlibat dalam satu langkah proses untuk melihat gambaran besar yang cukup untuk mengetahui perubahan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan proses. Atur komite pengarah untuk memeriksa dan mengumpulkan data pada semua proses dalam bisnis Anda dari awal hingga akhir. Untuk bisnis yang lebih besar dan lebih kompleks, beberapa komite pengarah mungkin diperlukan untuk memantau semua proses di setiap departemen bisnis. Agar efektif, komite pengarah harus memiliki wewenang untuk menerapkan perubahan dalam proses berdasarkan data yang mereka kumpulkan.
Kurangi Aktivitas Boros
BP Trends melaporkan bahwa banyak perusahaan Jepang yang sukses menggunakan strategi untuk mengurangi aktivitas yang sia-sia, termasuk ketidakkonsistenan dan tekanan fisik, sebagai dasar untuk perbaikan proses. Aktivitas boros muncul dalam bentuk pengerjaan ulang untuk memperbaiki kesalahan, menunggu orang lain untuk mengambil tindakan, dan langkah-langkah proses yang tidak perlu atau rumit. Identifikasi dan kemudian kurangi atau hilangkan ketidakkonsistenan dalam waktu pelaksanaan, efisiensi, dan kepuasan pelanggan untuk meningkatkan proses bisnis Anda. Analisis gerakan fisik yang dibutuhkan oleh setiap pekerja dalam suatu proses. Ambil langkah-langkah untuk meningkatkan kenyamanan ergonomis dan mengurangi ketegangan untuk mendorong peningkatan produktivitas dan kepuasan.
Kaizen: Peningkatan Proses Berkelanjutan
Landasan dari strategi peningkatan proses yang paling efektif dikenal di Jepang sebagai kaizen, yang berarti peningkatan proses yang berkelanjutan. Kaizen terus-menerus melakukan perbaikan kecil yang berdampak besar pada efisiensi proses. BP Trends melaporkan bahwa perusahaan asuransi mobil biasa menunggu untuk menerima foto kendaraan yang rusak melalui pos sebelum memproses klaim. Perusahaan meningkatkan proses dengan menggunakan kamera digital daripada kamera film, yang mengurangi waktu yang terlibat dalam proses dua hingga tiga hari. Carilah inovasi kecil dan perubahan yang akan memiliki dampak paling dramatis pada proses bisnis dan terus mengulangi strategi.
